С 1 сентября 2026 основные документы на перевозку грузов в России можно оформлять исключительно в цифровом виде. Транспортный ЭДО делает грузоперевозки прозрачнее и безопаснее, а заодно ускоряет саму работу за счет сокращения времени на формальности. Разберемся, какие инструменты и виды электронной подписи потребуются участникам процесса, чтобы корректно подписывать ЭПД.
Как работает ГИС ЭПД
Все документы, которыми обмениваются участники грузоперевозок, поступают в Государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД). Это федеральная база данных для сбора и обработки сведений о грузоперевозках, оператором которой выступает Минтранс. Информация из системы доступна контролирующим органам: ФНС, ГИБДД, Минтрансу, Ространснадзору, ФТС и другим ведомствам.
Перевозчикам и экспедиторам работать напрямую в ГИС ЭПД нельзя. Организации подключаются к системе через аккредитованных операторов ИС ЭПД – именно оператор проверяет документы, передает их в госсистему и рассылает контрагентам.
Справка. На сентябрь 2026 года право работать с транспортными документами имеют 16 операторов, включая СКБ Контур с сервисом Логистика от Контур.Диадока.
Чтобы понять логику работы, удобно проследить путь электронной транспортной накладной. Упрощенно документооборот выглядит так:
- Передача груза для перевозки. Грузоотправитель формирует титул ЭТрН в своей учетной системе или веб-сервисе оператора, подписывает его и передает оператору ИС ЭПД, который проверяет документ и направляет в ГИС ЭПД и перевозчику.
- Поступление документа перевозчику. Водитель через мобильное приложение подтверждает прием груза, а представитель перевозчика подписывает свой раздел, после чего оператор отправляет документ в госсистему и грузополучателю.
- Выдача груза. Грузополучатель подписывает документ при приеме груза от перевозчика, а проверку и передачу в ГИС ЭПД снова выполняет оператор.
- Подписание после выгрузки. Водитель и перевозчик по завершении выгрузки подписывают свои титулы, а оператор передает информацию в госсистему.
- Архивация. У всех участников остается юридически значимый документ.
Как подписывать перевозочные документы: виды ЭП
В транспортном ЭДО применяются три вида электронной подписи, и каждый из них закреплен за определенными участниками и действиями:
- КЭП или НЭП «Госключа» используют грузоотправитель, перевозчик и грузополучатель при подписании ЭТрН;
- ПЭП или НЭП «Госключа» использует водитель для подтверждения приема/сдачи груза в ЭТрН;
- КЭП или НЭП «Госключа» использует экспедитор для подписания экспедиторских документов;
- КЭП использует медработник для подписания титулов медицинского осмотра в электронном путевом листе.
Выпустить НЭП также можно с помощью сервиса Контур.Сайн.
Важно! Передавать сертификат КЭП руководителя сотрудникам для подписания документов не следует. Каждый работник должен использовать собственный сертификат и подтверждать полномочия машиночитаемой доверенностью – это защищает компанию от споров о том, кто именно поставил подпись.
Зачем нужна машиночитаемая доверенность (МЧД)
Когда документы от имени организации должен подписать не руководитель, а сотрудник (логист, менеджер или бухгалтер), одного личного сертификата КЭП недостаточно. Чтобы подпись считалась законной, дополнительно требуется машиночитаемая доверенность (МЧД), в которой закреплены полномочия сотрудника.
Для подписания перевозочных документов – транспортной накладной, заявки, документов экспедитора – используется МЧД формата 003 с указанием конкретных кодов полномочий. Рекомендуется применять кодовые полномочия с ограничениями: они позволяют гибко настроить права под сценарий работы каждого сотрудника, включая отдельные случаи для ЭТрН, ЭЗЗ и ЭПЛ.
Упростить работу с машиночитаемыми доверенностями помогают специализированные сервисы. Контур.Доверенность позволяет централизованно управлять МЧД: создавать и подписывать доверенности, отзывать их при необходимости и отслеживать сроки действия.
Участники процесса грузоперевозок и ЭПД
В зависимости от конкретной схемы перевозки в ней могут участвовать:
- грузоотправитель – лицо, передающее груз перевозчику (какие документы и как подписывает, читайте в статье: Какая электронная подпись и МЧД нужны для грузоотправителя);
- лицо, осуществляющее погрузку (ЛОП) – сотрудник, который физически загружает товар в транспортное средство и закрепляет его (какие документы и как подписывает, читайте в статье: Электронная подпись и МЧД для лиц, осуществляющих погрузку);
- перевозчик – лицо, принимающее на себя обязанность доставить груз (какие документы и как подписывает, читайте в статье: Электронные подписи и МЧД для перевозчика);
- грузополучатель – лицо, которому должен быть выдан груз (какие документы и как подписывает, читайте в статье: Электронная подпись и МЧД для грузополучателя);
Другие участники:
- водитель – представитель перевозчика, непосредственно участвующий в приеме, перевозке и выдаче груза, подписывает ЭТрН;
- фрахтователь и фрахтовщик – участники договора фрахтования транспортного средства, подписывают электронный заказ-наряд;
- уполномоченные агенты перевозчика или иных участников;
- оператор информационной системы электронных перевозочных документов (ИС ЭПД) – технический посредник, обеспечивающий электронный обмен документами между участниками и их направление в ГИС ЭПД.
При этом оператор ИС ЭПД не является стороной договора перевозки и не подписывает перевозочный документ вместо грузоотправителя, перевозчика или грузополучателя. Он обеспечивает информационный обмен между ними.
Справка. Если в перевозке участвует экспедитор, появляется еще один самостоятельный блок электронного документооборота с тремя документами. Он регулируется постановлением Правительства РФ от 27 апреля 2026 года № 469.