Электронная подпись и МЧД для лиц, осуществляющих погрузку

Большинство документов на перевозку грузов в России теперь можно будет оформлять только в электронном виде. Это меняет привычный порядок работы не только для грузоотправителей и перевозчиков, но и для отдельного участника логистической цепочки – лица, осуществляющего погрузку (ЛОП). Разберем, кто попадает под эту категорию, какие электронные перевозочные документы подписывает ЛОП и что бизнесу нужно подготовить заранее.

Определение и отличие ЛОП от грузоотправителя

Перевод перевозочных документов в электронный формат подсветил проблему, которую в стандартных инструкциях по логистике упоминают редко. На практике грузоотправитель по договору и тот, кто физически загружает машину, могут быть разными людьми. Для таких ситуаций и предусмотрена самостоятельная роль – лицо, осуществляющее погрузку.

Лицо, осуществляющее погрузку (ЛОП) – это юридический термин, обозначающий участника перевозки, который фактически вверяет груз перевозчику и загружает его в транспортное средство. Чаще всего ЛОПом выступает сам грузоотправитель или склад ответственного хранения, а также порт или терминал.

Ключевое различие между ролями проходит по договору:

• грузоотправитель – это сторона договора перевозки, от чьего имени груз передается перевозчику;
• ЛОП – это участник, который отвечает исключительно за фактическую погрузку на конкретной площадке.

Когда обе функции выполняет один участник, отдельно выделять ЛОП не нужно. Но при расхождении этих ролей данные лица, осуществляющего погрузку, вносятся в накладную обособленно от реквизитов грузоотправителя.

Справка. Основанием для погрузки служит договор – перевозки, поставки или условия конкретной сделки, где прописано, кто грузит. По умолчанию погрузку обеспечивает грузоотправитель, если договором она прямо не возложена на другую сторону. Поэтому вопрос «кто у нас ЛОП» решает не накладная, а распределение обязанностей в договоре.

Типовые сценарии появления ЛОП

Ситуаций, где грузоотправитель и фактический погрузчик расходятся, немного, но встречаются они регулярно. Ниже приведены три основных сценария с распределением ролей.

Сценарий	Грузоотправитель	Грузополучатель	ЛОП / кто формирует титул
Самовывоз: покупатель нанял перевозчика	Покупатель	Покупатель	Продавец (ЛОП)
Отгрузка со стороннего склада (терминал, порт, склад хранения)	Владелец груза	Получатель	Склад, терминал, порт
Зерно на самовывозе по договору перевозки	Покупатель	Покупатель	Продавец (ЛОП)

Наиболее распространен первый сценарий – самовывоз. Покупатель забирает товар со склада продавца и сам заключает договор перевозки, поэтому он одновременно грузоотправитель и грузополучатель, а продавец лишь грузит и проходит в накладной как ЛОП. В третьем сценарии при перевозке зерна дополнительно вносится номер СДИЗ из ФГИС «Зерно», однако роль ЛОП от этого не меняется.

Важно! Частая ошибка – продавец по инерции ставит себя грузоотправителем при самовывозе, и система отклоняет документ. В этом случае грузоотправителем выступает покупатель, а реквизиты продавца вносятся в раздел 8 титула, а не в раздел 1.

Какие ЭПД подписывает ЛОП

ЭТрН включает восемь титулов, и лицо, осуществляющее погрузку, отвечает за первый из них – титул отправителя. Порядок его заполнения зависит от того, кто фактически грузит товар.

Если отправитель загружает груз сам, он заполняет титул целиком, указывая свои данные в разделе об организации, осуществляющей погрузку. Перед погрузкой в титуле фиксируются:

• фактическое время и дата подачи машины;
• состояние груза и наличие пломб;
• масса брутто или нетто после взвешивания.

После этого отправитель подписывает титул и направляет его оператору ИС ЭПД и перевозчику. Если же за погрузку отвечает контрагент, например склад ответственного хранения, порядок делится на два этапа. Сначала отправитель создает накладную и заполняет только свою часть титула – реквизиты сторон, данные о грузе, сопроводительные документы, сведения о транспортной компании и водителе. Затем неподписанный титул направляется партнеру, который вносит свои реквизиты и информацию о погрузке и состоянии груза на момент отгрузки. Именно ЛОП подписывает титул своей квалифицированной электронной подписью и передает его оператору ИС ЭПД для последующей отправки в ГИС ЭПД и перевозчику.

Важно! Не следует путать титул 1 и титул 2. Отметку о факте погрузки в титуле 2 ставит водитель при приемке груза к перевозке – это подтверждение передачи груза перевозчику. Титул 1 с разделом 8 несет сведения о том, кто груз отправил и отгрузил. Кроме того, на каждый пункт погрузки оформляется отдельная ЭТрН: объединить несколько точек в одном документе нельзя, даже если машина одна.

Требования к бизнесу: что нужно ЛОП для подписания документов

Титул ЭТрН подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью (КЭП) с реквизитами организации. Однако использовать такую подпись напрямую может только руководитель. На практике же процессом погрузки чаще управляет уполномоченный сотрудник – кладовщик или логист.

Именно поэтому набор инструментов зависит от того, кто именно ставит подпись за ЛОП. Машиночитаемую доверенность (МЧД) выдает и подписывает сам руководитель – она закрепляет полномочия сотрудника в системе. Таким образом, чтобы обеспечить непрерывную работу на погрузке, бизнесу нужно заранее выпустить КЭП на руководителя и на сотрудников, а также оформить для последних соответствующие доверенности.

Оформить и выпустить МЧД можно быстро и безопасно через специальный сервис Контур.Доверенность.

Как выпустить КЭП руководителя или физлица

Чтобы получить квалифицированную электронную подпись, нужно обратиться в аккредитованный удостоверяющий центр. Последовательность действий выглядит так:

1. Оформите заявку на получение КЭП через сайт или в ближайшем сервисном центре.
2. Выберите удобный тариф и оплатите счет.
3. Загрузите в личный кабинет сканы паспорта, ИНН и СНИЛС для проверки и выберите удобный офис для подтверждения личности.
4. Дождитесь уведомления от удостоверяющего центра, подойдите в офис и предъявите оригиналы документов, чтобы получить сертификат.
5. Настройте компьютер для работы с электронной подписью через специальный установочный сервис.

Как оформить МЧД для сотрудника

Машиночитаемую доверенность удобнее всего выпустить через специализированный сервис. Порядок действий следующий:

1. Войдите в сервис и создайте новую доверенность через кнопку «Создать».
2. Выберите формат МЧД: для подписания ЭТрН и других логистических документов нужен единый формат 003.
3. Укажите срок действия МЧД и внесите данные о доверителе (руководителе) и представителе (сотруднике).
4. Определите полномочия сотрудника, выбрав формат полномочий с ограничениями – он позволяет детально и гибко задать доступные действия от имени компании.
5. Подпишите МЧД сертификатом КЭП руководителя.

Пример. Продавец отгружает партию со своего склада в машину, которую прислал покупатель. По договору перевозки грузоотправителем здесь выступает покупатель, а роль продавца – лицо, осуществляющее погрузку. Титул 1 за продавца подписывает кладовщик усиленной квалифицированной электронной подписью физлица при наличии МЧД, а данные продавца попадают в раздел 8, тогда как сам грузоотправитель добавляется в документ получателем и получает свою копию накладной.

Как передать документы в ГИС ЭПД

С 1 сентября 2026 года все перевозочные документы переходят в электронный формат. Чтобы обмениваться ими, участникам перевозки нужно заключить договор с аккредитованным оператором ИС ЭПД. Оператор проверяет документы и направляет их в Государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД).

На примере обмена титулами ЭТрН новый цикл выглядит так:

1. ЛОП подписывает титул отправителя и передает его оператору ИС ЭПД.
2. Оператор автоматически проверяет корректность заполнения документа и отправляет его в ГИС ЭПД и перевозчику.
3. Водитель подтверждает приемку груза своей подписью, а представитель перевозчика подписывает свой титул, после чего документ снова уходит оператору, затем в ГИС ЭПД и следующему участнику цепочки.
4. После доставки груза грузополучатель, а затем водитель и перевозчик подписывают нужный титул и завершают перевозку, а документ передается оператору и в госсистему.
5. Система электронного документооборота автоматически архивирует накладную.

Чтобы избежать переоформления накладной прямо на погрузке, распределение обязанностей стоит зафиксировать заранее – до подачи машины. Сторонам важно договориться, кто заполняет титул 1, чьи данные идут в раздел 8 и кому уходит копия документа. Такой подход снимает большинство ошибок еще до прибытия транспорта и обеспечивает бесперебойную работу в новых условиях обязательного электронного документооборота.

Частые ошибки при оформлении ЭТрН лицом, осуществляющим погрузку

Ошибки в определении ролей могут привести к отклонению документа или необходимости переоформить электронную транспортную накладную. Чаще всего проблемы возникают еще до передачи груза перевозчику.

• продавца по привычке указывают грузоотправителем, хотя при самовывозе договор перевозки заключил покупатель, а продавец является ЛОП;
• реквизиты ЛОП вносят в раздел 1, хотя при разделении ролей данные фактического погрузчика должны находиться в разделе 8;
• ЛОП путают с перевозчиком, хотя первый титул отражает сведения об отправителе и погрузчике, а водитель подтверждает прием груза в титуле 2;
• несколько пунктов погрузки объединяют в одной ЭТрН, хотя для каждой точки требуется отдельная электронная транспортная накладная;
• ЛОП отождествляют с погрузочным ордером, хотя погрузочный ордер является самостоятельным документом, применяемым преимущественно в морских и мультимодальных перевозках.

Большинство таких ошибок можно предотвратить, если заранее закрепить в договоре роли сторон, порядок заполнения титула 1 и правила обмена электронной накладной.

Корректно оформить и передать подписанные электронные документы в ГИС ЭПД поможет сервис Логистика от Контур.Диадока.