С 1 сентября 2026 основные документы для перевозки грузов необходимо перевести в электронный формат. Переход затрагивает не только способ оформления документов. Компании необходимо подключиться к Государственной информационной системе электронных перевозочных документов через аккредитованного оператора, определить подписантов, выпустить сертификаты электронной подписи и закрепить полномочия представителей. Рассмотрим, какие документы оформляет грузоотправитель и как организовать электронный документооборот в логистике.
Справка. Грузоотправитель – это лицо, передающее груз перевозчику. Как участник грузоперевозок, может подписывать электронный заказ-заявку (ЭЗЗ), электронную транспортную накладную (ЭТрН), электронный путевой лист (ЭПЛ).
Какие инструменты нужны для работы с электронными перевозочными документами
Чтобы создавать, подписывать и передавать ЭПД, грузоотправителю необходимо подготовить информационную систему и средства подтверждения полномочий.
Базовая схема перехода включает три обязательных направления:
- подключение к ГИС ЭПД через аккредитованного оператора ИС ЭПД;
- выпуск сертификатов электронной подписи для руководителя и уполномоченных сотрудников;
- оформление машиночитаемых доверенностей для представителей, подписывающих документы от имени компании.
Подключение к оператору ИС ЭПД
Передача логистических документов осуществляется через Государственную информационную систему перевозочных документов – ГИС ЭПД. Работать с ней напрямую компания не может: подключение выполняется через систему аккредитованного оператора ИС ЭПД, например, платформу Логистика от Контур.Диадока.
В соответствии с Федеральным законом от 08.11.2007 № 259-ФЗ оператор ИС ЭПД передает сведения из электронных перевозочных документов в ГИС ЭПД. В дальнейшем эти данные используют ФНС, Минтранс, ГИБДД и другие государственные службы, перечень которых закреплен законодательными актами.
Оператор предоставляет программу для электронного документооборота, которую необходимо подключить и настроить. Возможны несколько вариантов работы:
- интеграция сервиса оператора с 1С или другой учетной системой;
- работа через веб-интерфейс в браузере;
- использование мобильного приложения для действий водителя и других поддерживаемых ролей.
Выбор интерфейса зависит от действующих бизнес-процессов и используемого программного обеспечения. Например, сервис оператора можно интегрировать с 1С либо использовать через браузер, чтобы снизить риск конфликта программ.
Электронная подпись руководителя и сотрудника
Тип сертификата зависит от того, кто подписывает документ. Руководителю требуется сертификат квалифицированной электронной подписи с реквизитами организации. Уполномоченный работник использует КЭП физического лица совместно с МЧД, подтверждающей право действовать от имени компании.
Основные варианты подписания распределяются следующим образом:
|
Участник |
Допустимая подпись |
Подтверждение полномочий |
|---|---|---|
|
Руководитель грузоотправителя |
КЭП руководителя |
МЧД не требуется |
|
Сотрудник грузоотправителя |
КЭП физического лица |
Необходима МЧД |
|
Грузоотправитель через «Госключ» |
НЭП из приложения «Госключ» |
Применяется только в интегрированных системах |
|
Водитель |
ПЭП для подтверждения приема или передачи груза |
Отметка водителя не заменяет подпись перевозчика |
Грузоотправитель вправе использовать неквалифицированную электронную подпись из приложения «Госключ». Однако по сравнению с КЭП удостоверяющего центра она не универсальна: НЭП подходит только для систем, интегрированных с «Госключом». Пользователю также необходимо самостоятельно учитывать особенности работы приложения.
Важно! Простая электронная подпись водителя подтверждает фактическое действие с грузом, но не заменяет квалифицированную электронную подпись организации-перевозчика. После отметки водителя соответствующий титул должен подписать руководитель перевозчика или уполномоченный представитель.
Порядок получения сертификата КЭП
Сертификат электронной подписи можно получить в аккредитованном удостоверяющем центре, например, УЦ СКБ Контур. Процедура включает подачу заявки, подготовку документов и подтверждение личности владельца сертификата.
- Оставьте заявку на сайте выбранного удостоверяющего центра.
- Выберите подходящий тариф и оплатите его.
- Загрузите необходимые документы в личный кабинет по ссылке, направленной на указанную в заявке электронную почту.
- Лично посетите офис удостоверяющего центра для подтверждения личности.
- При получении сертификата руководителя выберите офис, в котором работает филиал доверенного лица ФНС.
Аккредитованный удостоверяющий центр также может помочь подготовить компьютер к использованию КЭП и разъяснить порядок работы с сертификатом.
Зачем сотруднику нужна машиночитаемая доверенность для подписи ЭПД
МЧД подтверждает полномочия физического лица, подписывающего электронные перевозочные документы от имени организации или индивидуального предпринимателя. По назначению она сопоставима с бумажной доверенностью, но представляет собой структурированный XML-файл. Содержит сведения о доверителе, представителе, сроке действия и переданных полномочиях. Она используется совместно с электронной подписью физического лица и может автоматически проверяться информационной системой.
МЧД составляется по специальным требованиям, чтобы система ИС ЭПД могла автоматически прочитать сведения из файла. Поэтому заменить машиночитаемую доверенность сканом обычного бумажного документа нельзя.
При обработке МЧД информационная система проверяет:
- кто подписал электронный документ;
- какими полномочиями наделен представитель;
- кто выдал полномочия;
- когда была создана доверенность;
- до какой даты она действует.
Создавать, подписывать, хранить и проверять МЧД следует в специализированном сервисе, таком, как Контур.Доверенность. Такой инструмент также позволяет контролировать сроки действия доверенностей и актуальность полномочий сотрудников.
Как оформить МЧД для подписания ЭПД
Для электронных перевозочных документов используется машиночитаемая доверенность единого формата 003. Ее подписывает руководитель организации своей квалифицированной электронной подписью.
Процесс оформления МЧД включает следующие действия:
- Войдите в сервис для работы с доверенностями и выберите команду создания МЧД.
- Укажите единый формат доверенности 003.
- Заполните срок действия, условие о возможности передоверия, сведения о доверителе и представителе.
- Определите полномочия сотрудника по работе с перевозочными документами.
- Подпишите МЧД сертификатом КЭП руководителя.
При подписании документа сотрудник выбирает свою КЭП физического лица и соответствующую МЧД. Система сопоставляет сертификат, данные представителя и указанные в доверенности полномочия.
Важно! Наличие доступа к кнопке подписания в информационной системе не подтверждает юридические полномочия сотрудника. Одновременно должны выполняться два условия: пользователю предоставлены технические права в сервисе, а МЧД разрешает подписание конкретного вида документа.
Как определить полномочия представителя
Чтобы подписать ЭТрН, рекомендуется использовать формализованные полномочия с ограничениями. Они позволяют связать действия сотрудника с конкретными типами документов и операциями, а информационной системе – автоматически проверить доверенность.
В МЧД можно детализировать следующие параметры:
- право подписывать электронные документы;
- типы документов, включая транспортную накладную, заказ-заявку и путевой лист;
- вид обязательств, например перевозку;
- лимиты по сумме;
- конкретный филиал или контрагента;
- территорию действия полномочий.
Такой подход ограничивает подписанта только теми действиями, которые относятся к его обязанностям. Одновременно структурированные полномочия проще контролировать в учетной или транспортной системе.
Пример! Если сотрудник подписывает транспортные накладные от имени нескольких организаций, перед отправкой документа ему необходимо выбрать МЧД соответствующего доверителя и проверить, разрешает ли она работу именно с транспортными документами.
Какие ЭПД подписывает грузоотправитель
Состав электронных перевозочных документов зависит от схемы доставки. Если компания перевозит груз собственным транспортом, ей необходимо создавать и подписывать электронные путевые листы (ЭПЛ) для водителей. При привлечении стороннего перевозчика дополнительно оформляются еще два документа:
- Электронный заказ-заявка (ЭЗЗ) является аналогом бумажной заявки. В нем стороны перечисляют и согласовывают условия транспортировки груза.
- Электронная транспортная накладная (ЭТрН) заменяет бумажную транспортную накладную и содержит сведения о грузе, участниках перевозки и условиях доставки. Документ может включать до восьми титулов – отдельных файлов, которые последовательно подписывают участники перевозки.
Грузоотправитель обязательно подписывает первый титул ЭТрН по факту загрузки товаров. В этот же момент водитель и уполномоченный представитель перевозчика подтверждают относящиеся к ним действия в документе. Сведения о грузе, его количестве и характеристиках вносит именно грузоотправитель.
Пример. Если водитель принимает закрытую коробку и не знает ее содержимого, описание груза заполняет грузоотправитель. Водитель может зафиксировать видимое повреждение упаковки, но не должен самостоятельно определять или изменять сведения о находящемся внутри товаре.
Электронный обмен применяется и в деятельности экспедиторских компаний. Конкретный набор оформляемых ими документов зависит от схемы перевозки и роли экспедитора в договорных отношениях. Экспедиторские электронные документы (ЭЭД) выведены в отдельный блок и контролируются № 140-ФЗ от 07.06.2025.
Как происходит электронный документооборот в логистике
Обмен ЭТрН строится как последовательная передача титулов между грузоотправителем, перевозчиком и грузополучателем. На каждом этапе оператор ИС ЭПД проверяет документ и направляет сведения в ГИС ЭПД.
- При подаче транспортного средства на погрузку грузоотправитель создает ЭТрН, подписывает первый титул и передает документ своему оператору.
- Оператор ИС ЭПД автоматически проверяет файл и направляет его в ГИС ЭПД и перевозчику.
- Перевозчик получает документ, после чего водитель и представитель компании подтверждают относящиеся к ним действия и подписывают свои части накладной.
- Документ снова поступает оператору ИС ЭПД, проходит проверку и направляется в ГИС ЭПД и грузополучателю.
- После доставки грузополучатель фиксирует приемку, а водитель и перевозчик подтверждают передачу и выгрузку груза со своей стороны.
- Завершенный документ передается через оператора в государственную систему и автоматически архивируется системой электронного документооборота.
Последовательность подписания имеет юридическое и технологическое значение. Сначала грузополучатель отражает результаты приемки, затем водитель и перевозчик подтверждают завершение выгрузки.
Согласно пункту 70 Правил перевозки грузов, утвержденных постановлением Правительства РФ № 2200, транспортная накладная со стороны грузополучателя подписывается в присутствии водителя. Очередность оформления электронных титулов установлена постановлением Правительства РФ № 931: перевозчик не может подписать четвертый титул до оформления третьего титула грузополучателем.
Важно! Водителю не следует уезжать сразу после физической выгрузки. Сначала грузополучатель должен зафиксировать приемку и подписать свой титул, после чего водитель и перевозчик подтверждают передачу груза. Если приемка занимает пять–семь часов, изменить установленную очередность подписания нельзя.
Практический план подготовки компании к ЭПД
Переход на электронные перевозочные документы требует согласованной настройки юридических и технических процессов. Подготовку целесообразно проводить по ролям, поскольку для руководителя, сотрудника и водителя применяются разные способы подтверждения действий.
- Определите, какие перевозочные документы создает и подписывает компания при использовании собственного транспорта и при привлечении перевозчиков.
- Составьте перечень руководителей и сотрудников, которые будут подписывать ЭЗЗ, ЭТрН и путевые листы.
- Выберите аккредитованного оператора ИС ЭПД и определите способ работы – через браузер, интеграцию с 1С или другую систему.
- Получите КЭП руководителя и сертификаты КЭП физического лица для уполномоченных работников.
- Оформите на сотрудников МЧД единого формата 003 с полномочиями по соответствующим перевозочным документам.
- Предоставьте пользователям технические права в системе и сопоставьте их с юридическими полномочиями по доверенностям.
- Проверьте полный маршрут ЭТрН от создания первого титула до приемки груза и архивирования документа.
Ключевая задача грузоотправителя – проверить сертификат электронной подписи и полномочий в МЧД, если подписывает документы сотрудник, а не руководитель. Если срок КЭП истек или МЧД настроена неправильно, система не сможет корректно подтвердить право представителя на подписание электронного перевозочного документа.
Для корректного обмена электронными перевозочными и экспедиторскими документами компании используют систему электронного документооборота Логистика от Контур.Диадока.