ЭПД для экспедиторов: всё самое важное про оформление

С 1 сентября 2026 года участники грузоперевозок обязаны оформлять экспедиторские документы в электронном виде. Это требование затрагивает документы экспедиторской деятельности: поручение экспедитору, экспедиторскую расписку и складскую расписку. Для бизнеса переход на электронный документооборот в этой сфере оказался непростой задачей, поскольку сценарии работы экспедиторов многообразны, а роли участников перевозки легко перепутать.

Важно! Все экспедиторы должны быть внесены в электронный реестр ГосЛог. С 1 мая 2026 года ведение экспедиционной деятельности без записи в этом реестре официально запрещено и грозит штрафами до 1 млн рублей.

В этой статье разберем, кто такой экспедитор с точки зрения законодательства, какие документы сопровождают его работу, как выглядят типовые сценарии перевозок и по каким правилам тарифицируется электронный документооборот. Материал будет полезен логистам, бухгалтерам, ИТ-специалистам и руководителям транспортных и экспедиторских компаний.

Кто такой экспедитор и чем он отличается от перевозчика

На практике даже сами участники рынка не всегда четко разграничивают роли: кто в конкретной сделке является перевозчиком, а кто – экспедитором. Между тем от этого напрямую зависит, какие документы будут использоваться и как они будут тарифицироваться.

Ключевое отличие экспедитора состоит в том, что это компания, которая не просто перевозит груз, а организует перевозку – от лица клиента, по доверенности от него или от собственного имени, но по поручению клиента. Если клиент оказывает транспортно-экспедиционные услуги, он работает по договору транспортной экспедиции, а не по договору перевозки груза.

Экспедитор отвечает за целый ряд задач:

• выбор и согласование маршрута перевозки;
• оформление документов, в том числе заключение договора перевозки груза, если он принял груз во владение;
• контроль целостности товара;
• проверку груза на соответствие правилам безопасности, включая контроль того, что не перевозятся опасные грузы;
• функцию посредника между грузовладельцем и грузоперевозчиком.

При этом экспедитор может как принимать груз во владение, так и не принимать его. Он может перевозить груз собственным транспортом или привлекать стороннего перевозчика. Именно поэтому в зависимости от конкретной схемы работы применяются разные комплекты документов.

Таким образом, основная черта экспедитора – организация перевозки по поручению клиента. Перевозчик всегда везет груз своим транспортом, тогда как экспедитор может либо привлекать перевозчика, либо в отдельных случаях везти груз самостоятельно.

Нормативная база электронных экспедиторских документов

Работа экспедиторов и переход на электронный документооборот регулируются несколькими нормативными актами. Знание этих документов помогает точно определить обязанности участников перевозки и корректно выстроить процессы.

Основные нормативные акты, регулирующие сферу:

• Федеральный закон № 140-ФЗ, который дополнил информацией об электронных перевозочных документах федеральный закон о транспортно-экспедиционной деятельности;
• Постановление Правительства № 554, определяющее перечень экспедиторских документов и роли участников экспедиторских перевозок;
• Федеральный закон № 281-ФЗ, установивший ответственность за нарушение правил транспортной экспедиции;
• Приказ ФНС, утвердивший форматы электронных экспедиторских документов и действующий с 1 сентября.

Именно приказ ФНС стал ключевым для практического запуска электронных экспедиторских документов, поскольку он закрепил их форматы. При этом обязанность оформлять эти документы в электронном виде наступила с 1 сентября. Все участники перевозок обязаны оформлять в электронном виде не только транспортные накладные, заказы и заявки, но и экспедиторские документы: экспедиторскую расписку, складскую расписку и поручение экспедитору.

Типы электронных экспедиторских документов

Согласно ПП № 554, к экспедиторским документам относятся поручение экспедитору, экспедиторская расписка и складская расписка. Каждый документ имеет свою роль в процессе, свой набор реквизитов и свои правила формирования. Разберем их по отдельности.

Поручение экспедитору

Поручение экспедитору – это документ, который экспедитор не отправляет, а получает от заказчика услуг. В нормативных актах заказчик именуется грузоотправителем, но в контексте экспедиторской деятельности его удобнее называть грузовладельцем, чтобы не путать с грузоотправителем в транспортной накладной.

Электронное ПЭ – это трехтитульный документ:

1. Титул клиента, в котором содержится информация о перечне и условиях оказания экспедитором клиенту транспортно-экспедиционных услуг;
2. Титул экспедитора, состоящей из сведений о согласовании экспедитором ПЭ;
3. Титул отзыва ПЭ (опциональный).

В титуле заказчика указываются сведения о грузоотправителе, грузополучателе и грузе, подлежащем доставке. В титуле экспедитора указываются номер и дата записи в реестре экспедиторов. Опционально экспедитор может указать сведения о наборе услуг, их стоимости, о субэкспедиторах, транспортном средстве, водителе и других деталях.

Важно! Грузоотправитель в поручении экспедитору – это не то же самое, что грузоотправитель в транспортной накладной. Согласно закону, грузоотправитель в поручении экспедитору – это лицо, которое предъявило экспедитору груз к перевозке. Когда экспедитор примет груз во владение и начнет составлять транспортную накладную, грузоотправителем в ней будет уже он сам.

Экспедиторская расписка

Экспедиторская расписка – это однотитульный документ, который экспедитор выдаёт клиенту при фактическом приёме груза. Она подтверждает, что груз перешёл во владение экспедитора, и закрепляет это право до момента передачи груза клиенту либо указанному им грузополучателю по окончании перевозки.

Расписка оформляется только в том случае, если по договору транспортной экспедиции экспедитор принимает груз. Если приём не предусмотрен, обязанность выдать расписку не возникает. С момента подписания документа экспедитор несёт ответственность за сохранность груза и может фигурировать в последующих документах как грузоотправитель, например в транспортной накладной.

Важно! Принятие груза во владение – это реальный факт, а не формальность. Оформить расписку до физической передачи груза (например, пока он ещё на складе клиента) нельзя: не допускается составлять первичный документ по факту хозяйственной жизни, которого не было (ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

В экспедиторской расписке указываются:

• дата и время приемки груза;
• сведения о клиенте и об экспедиторе;
• сведения о грузоотправителе (лице, которое передает груз на экспедирование, – это не всегда сам заказчик);
• количество и вес принятого груза.

Складская расписка

Складская расписка – однотитульный документ, который экспедитор также отправляет заказчику. Однако применяется он значительно реже, чем экспедиторская расписка, и только в определенном сценарии.

Складская расписка используется в том случае, когда экспедитор не просто принимает груз во владение, но и хранит его на своем складе. Если складское хранение не требуется, достаточно экспедиторской расписки. Во многих случаях компании применяют поручение экспедитору и экспедиторскую расписку, не используя складскую расписку.

В складской расписке указывают:

• дату и время приема груза на хранение;
• сведения о клиенте и об экспедиторе;
• сведения о складе, на котором хранится груз;
• количество и вес принятого на хранение груза.

Важно понимать, что эти три документа не являются взаимоисключающими. Они могут использоваться вместе или по отдельности – в зависимости от того, как организована работа конкретной компании.

Сценарии работы экспедитора

Чтобы понять логику документооборота, важно рассмотреть основные схемы работы экспедиторов. От того, по какому сценарию работает компания, зависит перечень используемых документов и порядок их отправки.

Прямое экспедирование

Это базовый и наиболее распространенный сценарий. Клиент нанимает экспедитора и отправляет ему поручение экспедитору. Экспедитор принимает поручение и высылает клиенту экспедиторскую расписку, подтверждающую принятие груза во владение.

Если экспедитор дополнительно размещает груз на своем складе (например, до момента начала перевозки через несколько дней), он выдает клиенту еще и складскую расписку. Так завершается первый этап документооборота между клиентом и экспедитором.

Поскольку экспедитор принял груз во владение, его обязанность – организовать перевозку. Он находит перевозчика, отправляет ему заказ-заявку и подписывает первый титул транспортной накладной. Далее перевозка идет по стандартному сценарию транспортной накладной.

Прямое экспедирование применяется и в более сложных случаях: при сборе груза от нескольких клиентов в одну машину, при нескольких точках выгрузки или нескольких плечах доставки. Во всех этих случаях схема остается прямым экспедированием, если экспедитор сам нанимает перевозчика, отправляет заказ-заявку и подписывает первый титул транспортной накладной.

Пример расчета количества документов. Рассмотрим перевозку с четырьмя участниками: заказчик, экспедитор, перевозчик и грузополучатель. Заказчик отправляет поручение экспедитору – у него расходуется 1 документ. Экспедитор получает поручение (титул Т2 не тарифицируется), но отправляет экспедиторскую расписку, заказ-заявку и подписывает титул транспортной накладной – итого 3 документа. Перевозчик подписывает свой титул транспортной накладной (за заказ-заявку он не платит) – 1 документ. У грузополучателя расход равен нулю. Итог: заказчик – 1, экспедитор – 3, перевозчик – 1, грузополучатель – 0.

Субэкспедирование

Субэкспедитор – это законодательный термин, обозначающий экспедитора, клиентом которого является другой экспедитор. Такая конструкция напоминает матрешку и может включать несколько уровней.

В базовом сценарии субэкспедирования события развиваются следующим образом: клиент делает поручение первому экспедитору, тот высылает экспедиторскую расписку и принимает груз во владение. Затем первый экспедитор передает поручение следующему экспедитору, который также выдает экспедиторскую расписку. В итоге груз проходит по цепочке, и последний экспедитор составляет заказ-заявку и транспортную накладную, организуя перевозку.

Субэкспедиторов может быть несколько, и они не обязательно работают по одинаковой схеме. Например, субэкспедитор может не принимать груз во владение – в этом случае экспедиторская расписка от него не составляется, и документооборот идет по другому пути (этот вариант рассмотрим ниже в разделе о тарификации).

Пример расчета количества документов. В схеме субэкспедирования с двумя экспедиторами первый экспедитор отправляет экспедиторскую расписку заказчику и поручение экспедитору следующему экспедитору – итого 2 документа. Второй экспедитор отправляет экспедиторскую расписку, заказ-заявку и транспортную накладную – итого 3 документа. Если в цепочке субэкспедирования второй экспедитор не выдает экспедиторскую расписку и не принимает груз во владение, то он не может составлять транспортную накладную от своего имени, поскольку не владеет грузом. Он выступает в роли наблюдателя (агента), помогая организовать поездку. Все документы – экспедиторскую расписку, складскую расписку (если применяется), заказ-заявку и транспортную накладную – формирует и оплачивает первый экспедитор, принявший груз во владение. У второго экспедитора трафик не списывается вообще: он может лишь наблюдать за перевозкой в интерфейсе. При этом грузоотправителем в заказе-заявке и транспортной накладной остается первый экспедитор.

Мультимодальные перевозки

Транспортные компании нередко перевозят груз несколькими видами транспорта: автомобильным, морским, речным, железнодорожным или авиационным. Документооборот при этом должен учитывать особенности каждого плеча перевозки.

Рассмотрим пример: груз необходимо доставить на Дальний Восток сначала самолетом, а затем из терминала аэропорта – автомобилем. Схема начинается привычно: заказчик отправляет поручение экспедитору, экспедитор высылает экспедиторскую расписку и принимает груз во владение. Для автомобильного плеча экспедитор находит перевозчика, заключает договор, отправляет заказ-заявку и оформляет транспортную накладную. При этом грузоотправителем в транспортной накладной часто выступает сам экспедитор, принявший груз во владение.

Для авиационного плеча используется авианакладная, которая также должна быть переведена в электронный вид в рамках требований регулятора. При этом важно учитывать разницу между видами транспорта:

• транспортные накладные и сопутствующие документы для автомобильных перевозок оформляются в электронном виде обязательно;
• речная накладная может оставаться на бумаге, поскольку не относится к перевозочным документам, обязательным к электронному оформлению.

Следует учитывать, что порядок работы с авианакладной и документами железнодорожного транспорта в электронном виде пока прорабатывается. На текущий момент однозначно определены электронные документы для автомобильных перевозок. За обновлениями по авиа- и железнодорожным перевозкам необходимо следить отдельно.

Пример расчета количества документов. Если у экспедитора одно поручение и одна экспедиторская расписка, но перевозка идет через двух перевозчиков (две заказ-заявки и две транспортные накладные), то у экспедитора расходуется 5 документов: одна экспедиторская расписка, две заказ-заявки и две транспортные накладные. Поручение экспедитору при этом тарифицируется у заказчика, а не у экспедитора.

Перевозка собственным транспортом

Отдельный сценарий возникает, когда экспедитор не принимает груз во владение и не привлекает стороннего перевозчика, а везет груз собственным транспортом. В этом случае он фактически не организует перевозку в полном смысле, а сам выступает перевозчиком.

При такой схеме этапы с поручением экспедитору и экспедиторской распиской можно пропустить, поскольку оказываются уже не транспортно-экспедиционные услуги, а услуги перевозки по договору перевозки груза. Достаточно стандартного комплекта: заказа-заявки и транспортной накладной. По сути, применяется обычный прямой сценарий перевозки.

Как выбрать решение для работы с экспедиторскими документами

Выбор подходящего решения зависит от масштаба компании, объема документооборота, используемой учетной системы и характера бизнес-процессов. Ниже приведены типовые ориентиры, основанные на анализе рынка.

Решения для экспедиторов

Для работы экспедиторов с электронными перевозочными и экспедиторскими документами предназначен сервис Логистика от Контур.Диадока. В зависимости от размера и особенностей компании актуальны разные варианты.

1. Для крупных экспедиторских компаний обычно подходят интеграционные решения от Диадока: модуль для 1С Логистика ПРО, API для самостоятельной интеграции с собственными или самописными системами, а также коннекторы как готовое решение для больших объемов и быстрой обработки документов;
2. Для среднего сегмента, использующего локальную 1С, чаще всего подходит модуль Логистика ПРО, в отдельных случаях – API или коннекторы;
3. Для малых компаний, работающих в облачной 1С, онлайн-бухгалтерии или ведущих учет в Excel, подходит работа в веб-версии Диадока, а также дополнительные модули для автоматизации операций (например, автоматического подписания документов при ночных разгрузках).

Решения для заказчиков перевозок

Компаниям, которые заказывают перевозки у экспедиторов (грузовладельцам, грузоотправителям), доступно решение на базе Контур.Диадока. Через веб-версию или модуль Диадока с плагином «Логистика базовая» можно работать с перевозочными документами прямо в интерфейсе Диадока, в том числе создавать поручение экспедитору.

Функциональность для заказчиков ориентирована именно на роль грузоотправителя и грузополучателя. Например, экспедиторскую расписку заказчик сможет получить, просмотреть и обработать (поскольку это входящий однотитульный документ), но не создавать самостоятельно.

Важно! Решение на базе Диадока с плагином «Логистика базовая» закрывает сценарии грузоотправителей и грузополучателей, но не подходит экспедиторам, поскольку не покрывает их сценарии работы. Для использования плагина «Логистика базовая» необходима действующая поставка модуля Диадока для 1С. При работе с перевозочными документами через Диадок дополнительно требуется трафик Логистики, так как пакет Диадока обмен транспортными документами не покрывает.

Как определить, какие документы понадобятся компании

Чтобы корректно рассчитать объем документооборота и подобрать решение, важно прояснить характер работы компании. Для этого помогают следующие вопросы:

1. Каким транспортом доставляется груз – собственным или наемным. Если только собственным, экспедиторские документы могут не потребоваться: достаточно заказов-заявок и транспортных накладных.
2. Заключается ли договор транспортной экспедиции или только договор перевозки груза. От этого зависит перечень документов.
3. Принимается ли груз во владение. От этого зависит сценарий работы и то, какие документы будут тарифицироваться.
4. Как сейчас формируются экспедиторские документы – в учетной системе или в Excel. При работе в 1С актуальны интеграционные решения, при работе в Excel – веб-версия и дополнительные модули.
5. Сколько перевозок осуществляется в день или в неделю и сколько документов сопровождает каждую перевозку. Это нужно для расчета объема трафика.
6. Требуется ли автоматизация специфических операций, например ночных разгрузок.

Ответственность и риски работы на бумаге

С наступлением обязательного электронного документооборота у компаний возникает вопрос о рисках, связанных с сохранением бумажного оформления документов. Здесь важно разделять разные виды контроля.

По линии дорожно-транспортного контроля штрафы за бумажную накладную были отложены: при обнаружении на посту бумажной накладной штрафы не применяются. Однако это не отменяет других рисков.

Налоговая служба относится с пониманием к компаниям, которые уже начали переход на электронный документооборот, но не успели завершить внедрение. Если у налогового органа возникает вопрос, почему документы составлены не в электронном виде, компания может пояснить, что внедрение продолжается. Уже были случаи, когда при таком подтверждении налоговая служба не оказывала давления на налогоплательщика.

Важно! Принципиальное различие: одно дело – не успеть завершить переход на электронный документооборот, и совсем другое – не начинать его вообще. Компании, которые начали переход, могут минимизировать налоговые риски, подтвердив, что внедрение продолжается. Компании, полностью оставшиеся на бумаге, несут значительные налоговые риски, а также рискуют потерять крупных контрагентов, которые уже перешли на электронный документооборот и требуют его от партнеров.

Вопрос-ответ

Чем экспедитор отличается от перевозчика?

Перевозчик доставляет груз собственным транспортом. Экспедитор организует перевозку по поручению клиента: выбирает маршрут, оформляет документы, при необходимости заключает договор с перевозчиком, контролирует целостность груза и его соответствие правилам безопасности. Экспедитор может как принимать груз во владение, так и не принимать, а в отдельных случаях перевозить груз своим транспортом. Работа экспедитора оформляется договором транспортной экспедиции, а не договором перевозки груза.

В чем разница между экспедиторской и складской распиской?

Экспедиторская расписка подтверждает факт принятия груза во владение и применяется в большинстве экспедиторских сценариев. Складская расписка используется только тогда, когда экспедитор не просто принимает груз во владение, но и размещает его на своем складе для хранения. Если складское хранение не требуется, достаточно экспедиторской расписки. Оба документа однотитульные и отправляются заказчику.

Является ли экспедиторская расписка обязательным документом?

Экспедиторская расписка применяется не всегда: бывают сценарии, в которых она не используется. Некоторые специалисты отмечают, что отсутствие экспедиторской расписки может указывать на агентскую схему работы, то есть на посредничество, а не на экспедиторские услуги в чистом виде. Если компания не использует экспедиторскую расписку в своем сценарии, подбирается решение, которое позволяет сохранить существующую схему работы.

Что означает «принятие груза во владение» и почему это важно?

Принятие груза во владение — это факт физической передачи груза экспедитору, который подтверждается экспедиторской распиской. С момента приема груза экспедитор несет за него ответственность и получает право выступать грузоотправителем в транспортной накладной. Если по договору экспедитор груз во владение не принимает, расписка не оформляется. В такой ситуации он не может составлять транспортную накладную от своего имени и выступает лишь посредником (агентом) в документообороте.

Кто указывается в качестве грузоотправителя в поручении экспедитору?

В поручении экспедитору в реквизите «грузоотправитель» указывается лицо, которое непосредственно передает груз экспедитору. Это не всегда сам заказчик – возможны сценарии самовывоза с привлечением экспедитора. Чаще всего грузовладелец одновременно является и грузоотправителем в поручении, и заказчиком экспедитора, а в дальнейших документах может выступать наблюдателем. Важно не путать грузоотправителя в поручении экспедитору с грузоотправителем в транспортной накладной – это разные роли.

Как заказчик перевозки может отслеживать транспортную накладную, которую составил экспедитор?

Если экспедитор принял груз во владение и является грузоотправителем в транспортной накладной, заказчика перевозки можно добавить в качестве наблюдателя. Тогда он сможет видеть транспортную накладную в интерфейсе сервиса Логистика от Контур.Диадока.