С сентября этого года закон обязал всех перевозчиков перейти на электронный документооборот. Водители и другие сотрудники компании-перевозчика подписывают транспортные документы при погрузке, в пути и во время передачи груза получателю. Использовать компьютер на складе или в рейсе невозможно, поэтому электронные перевозочные документы можно оформлять через мобильное приложение.
Для мобильного подписания применяют простую, неквалифицированную или квалифицированную электронную подпись. Выбор зависит от статуса водителя, его полномочий и вида документа. В некоторых случаях сотруднику также потребуется машиночитаемая доверенность (МЧД).
Коротко о мобильном подписании документов перевозчиком
Перевозчики регулярно работают с транспортными накладными, путевыми листами и заказами-заявками. С 1 сентября 2026 года такие документы должны оформляться, за редким исключением, только в электронном виде и подписываться электронной подписью.
Порядок подписания зависит от того, кто выполняет перевозку и действует от имени компании:
- наемный водитель может подтвердить приемку и передачу груза простой электронной подписью (ПЭП) через мобильное приложение;
- руководитель завершает подписание с помощью КЭП, содержащей реквизиты юридического лица;
- уполномоченный сотрудник использует КЭП физического лица вместе с МЧД;
- водитель-ИП подписывает документы собственной КЭП без машиночитаемой доверенности;
- для работы без компьютера можно применять мобильную подпись или КЭП на NFC-токене (без отдельного физического носителя).
Справка. МЧД – электронная доверенность, которая подтверждает право сотрудника подписывать документы от имени организации или индивидуального предпринимателя. Руководителю организации и водителю-ИП доверенность на самих себя не требуется.
Какие электронные документы подписывает перевозчик
Сотрудники перевозчика оформляют документы, сопровождающие доставку и подтверждающие отдельные этапы транспортировки. Сведения передаются в Государственную информационную систему электронных перевозочных документов – ГИС ЭПД.
Централизованный обмен позволяет грузоотправителям, перевозчикам, грузополучателям и государственным ведомствам отслеживать движение груза. Участники перевозки работают с документами через аккредитованных операторов информационных систем ЭПД.
Электронная транспортная накладная
Электронная транспортная накладная (ЭТрН) – цифровой аналог бумажной накладной. Она подтверждает заключение договора перевозки между отправителем и перевозчиком, содержит сведения о сторонах и подробную информацию о грузе.
ЭТрН сопровождает груз на всем маршруте и состоит из четырех обязательных частей – титулов. Каждая сторона подписывает свой титул на соответствующем этапе, после чего документ передается следующему участнику перевозки.
Грузоперевозчик подписывает титулы 2 и 4. Они подтверждают, что водитель принял груз у отправителя, а затем передал его получателю. В мобильном приложении эти части также могут быть обозначены как Т2 и Т4.
Электронный путевой лист
Электронный путевой лист (ЭПЛ) включает в себя шесть частей. Их подписывают медицинский работник, собственник транспорта или его доверенные сотрудники, например диспетчер, механик либо специалист по логистике.
При проверке ГИБДД водитель предъявляет QR-код из электронного путевого листа. По нему инспектор получает сведения о транспортном средстве, медицинском осмотре водителя, техническом контроле и пройденных километрах.
Справка. Как действовать водителю, если во время проверки на дороге нет интернета или не работает приложение, объясняем в статье «Что делать при сбоях ГИС ЭПД в пути: регламент Минтранса».
Электронный заказ-заявка
Электронный заказ-заявка (ЭЗЗ) фиксирует согласованные отправителем и перевозчиком условия доставки. Документ особенно важен, если особенности конкретного рейса не отражены в основном договоре.
ЭЗЗ состоит из двух титулов. Отправитель указывает сведения о грузе, требования к автомобилю, дату и место подачи машины, после чего подписывает свою часть. Перевозчик подтверждает рейс, вносит данные автомобиля, ФИО водителя и окончательную стоимость услуги.
Титул перевозчика обычно подписывает логист, действующий от имени компании. Если сертификат выдан ему как физическому лицу, полномочия подтверждаются машиночитаемой доверенностью.
Важно! С 1 сентября 2026 года отсутствие электронной транспортной накладной может создать риск исключения расходов на перевозку из базы по налогу на прибыль. Компании следует заранее проверить готовность оператора ЭПД, сотрудников, сертификатов и МЧД.
Какая электронная подпись нужна водителю и перевозчику
Мобильное подписание чаще всего требуется водителю при оформлении титулов ЭТрН, подтверждающих приемку и передачу груза. Подходящий вид электронной подписи определяется статусом подписанта и тем, от чьего имени он действует.
Основные варианты мобильного подписания можно сравнить в таблице.
|
Вид подписи |
Кому подходит |
Как применяется |
Нужна ли МЧД |
|---|---|---|---|
|
ПЭП |
Наемному водителю |
Подтверждает приемку или передачу груза отметкой в приложении |
Для отметки водителя не нужна, но последующее подписание уполномоченным сотрудником может потребовать МЧД |
|
Наемным водителям, механикам, кладовщикам и другим сотрудникам |
Используется в поддерживающем ее мобильном сервисе, например в «Госключе» |
Зависит от полномочий сотрудника и сценария документооборота |
|
|
Руководителю, водителю-ИП или уполномоченному сотруднику |
Позволяет подписывать юридически значимые документы через совместимое приложение или NFC-токен |
Сотруднику нужна, руководителю и водителю-ИП не нужна |
Простая электронная подпись для наемного водителя
Наемный водитель может подтвердить получение и передачу груза с помощью простой электронной подписи (ПЭП). В этом сценарии ПЭП представляет собой отметку, которую водитель ставит в мобильном приложении на соответствующем этапе перевозки.
После водителя операцию подтверждает руководитель компании-перевозчика или уполномоченный сотрудник, например логист. Руководитель использует КЭП с реквизитами юридического лица, а доверенный работник – КЭП физического лица и МЧД.
Титул перевозчика считается подписанным только после подтверждения квалифицированной электронной подписью. Одной отметки водителя в приложении для завершения этого сценария недостаточно.
Мобильная подпись для уполномоченного сотрудника
Наемный водитель может выступать доверенным лицом перевозчика и самостоятельно подписывать титулы от имени организации. В таком случае не требуется участие руководителя или логиста в каждой операции, но необходимо решение для мобильного хранения и использования ключа.
Сотрудник может применять неквалифицированную электронную подпись из приложения «Госключ» либо квалифицированную электронную подпись коммерческого удостоверяющего центра. Если он подписывает документ от имени организации сертификатом физического лица, его полномочия подтверждаются МЧД.
Приложение «Госключ» позволяет бесплатно получить сертификат электронной подписи на смартфоне. Пользователь формирует ЭПД в системе оператора, выбирает подписание через «Госключ» и подтверждает операцию в приложении «Госключ» или «Госуслуги». Компьютер при этом не нужен.
Интеграция доступна в сервисах 10 из 16 операторов ИС ЭПД. Перед внедрением этого сценария необходимо уточнить, поддерживает ли выбранный оператор подписание через «Госключ».
Квалифицированная электронная подпись для водителя-ИП
Если водитель зарегистрирован как индивидуальный предприниматель и самостоятельно перевозит грузы, он лично подтверждает приемку и передачу. Отметка ПЭП ему не требуется – водитель-ИП сразу подписывает соответствующие титулы квалифицированной электронной подписью.
Для работы можно использовать УКЭП в приложении «Госключ» или сертификат КЭП аккредитованного коммерческого удостоверяющего центра на защищенном носителе, например, СКБ Контур. Машиночитаемая доверенность водителю-ИП не нужна, поскольку он действует от своего имени.
КЭП «Госключа» работает только в информационных системах, интегрированных с приложением. Поэтому она не является универсальной: например, с ее помощью нельзя подтвердить переход маркированного товара в системе «Честный знак». Сертификат КЭП на защищенном носителе применяется в большинстве систем и подходит для разных видов документов.
КЭП на NFC-токене для подписания со смартфона
Ключ сертификата КЭП может храниться на защищенном носителе с паролем, в том числе на Рутокене ЭЦП 3.0 NFC. При подписании пользователь подносит токен к смартфону, после чего приложение определяет сертификат и запускает операцию.
Криптографическая операция выполняется непосредственно на токене, а закрытый ключ не покидает защищенное устройство. Водитель может подписывать накладные в приложении на смартфоне или планшете, не возвращаясь для этого в офис. NFC-токен также подключается к USB-порту компьютера. Водитель-ИП может использовать его для других задач с электронной подписью, включая сдачу отчетности и участие в торгах.
Как получить КЭП для подписания документов на смартфоне
Водитель-ИП может оформить КЭП на NFC-токене в Удостоверяющем центре Контура. Наемному сотруднику доступна мобильная подпись в приложении либо сертификат сотрудника на NFC-носителе.
Общий порядок получения нового сертификата и носителя включает следующие действия:
- Оставьте заявку на обратный звонок менеджера удостоверяющего центра.
- Заполните заявление на выпуск сертификата в личном кабинете по ссылке, которая придет на указанную электронную почту.
- Подготовьте скан паспорта, номера ИНН и СНИЛС, а для сертификата индивидуального предпринимателя – также номер ОГРН.
- Посетите офис удостоверяющего центра, чтобы подтвердить личность, получить сертификат и носитель.
Если действующий сертификат уже выпущен, NFC-токен оформляется по отдельной заявке. После этого носитель необходимо забрать в офисе удостоверяющего центра. При наличии действующей КЭП мобильную подпись в отдельных сценариях можно получить без личного визита.
Важно! Если у индивидуального предпринимателя уже есть действующий сертификат ФНС, при выпуске нового сертификата на NFC-токене прежний сертификат будет отозван. Такое правило установлено Удостоверяющим центром ФНС.
Как подписать ЭТрН электронной подписью с телефона
Перед оформлением мобильной подписи необходимо проверить совместимость смартфона и операционной системы с приложениями. На Android необходимо дополнительно убедиться, что смартфон поддерживает NFC и функция включена в настройках. Если версия операционной системы ниже требуемой, ее следует обновить. Когда обновление невозможно, понадобится совместимое устройство.
Сам процесс мобильного подписания зависит от выбранной подписи и статуса водителя. Во всех сценариях потребуется приложение, работающее с электронными перевозочными документами, например, Логистика от Контур.Диадока.
Подписание ЭТрН наемным водителем с помощью ПЭП
При получении или передаче груза водитель открывает нужную электронную транспортную накладную в мобильном приложении:
Затем он нажимает соответствующую кнопку и ставит отметку, которая считается простой электронной подписью.
После этого руководитель или ответственный сотрудник подтверждает операцию своей КЭП. Если подписывает уполномоченный работник, к его сертификату физического лица должна быть оформлена машиночитаемая доверенность.
Пример. Водитель принял груз на складе и подтвердил операцию ПЭП в приложении. Затем логист подписал титул ЭТрН своей КЭП физического лица, приложив МЧД от компании-перевозчика.
Подписание наемным водителем через мобильное приложение
На смартфоне должны быть установлены приложение для работы с ЭПД и приложение для подтверждения подписи.
Чтобы подписать электронную накладную, выполните следующие действия:
- Откройте приложение Логистика от Контур.Диадока и выберите необходимый документ, например ЭТрН.
- Нажмите кнопку подписания и подтвердите переход в «Госключ» или Контур.Подпись.
- Ознакомьтесь с содержанием документа в приложении для мобильного подписания.
- Выберите доступный сертификат и подтвердите операцию.
- Вернитесь в сервис ЭПД и убедитесь, что документ получил статус подписанного.
Конкретный порядок может различаться в зависимости от оператора и используемого программного решения. Перед началом работы компании следует проверить интеграцию сервисов и полномочия подписанта.
Подписание водителем-ИП с КЭП на NFC-токене
Водителю-ИП понадобятся сертификат КЭП на NFC-токене, совместимый смартфон и специальное приложение, например, Логистика от Контур.Диадока.
После выбора накладной сервис предлагает перейти в Контур.Подпись. Пользователь проверяет документ и нажимает «Подписать», после чего приложение запрашивает NFC-токен.
Токен необходимо приложить к смартфону так же, как банковскую карту, и дождаться считывания сертификата. После завершения криптографической операции результат подписания передается обратно в систему ЭПД.
Важно! До подтверждения операции необходимо проверить реквизиты груза, автомобиля, отправителя и получателя. Квалифицированная электронная подпись придает документу юридическую значимость, поэтому ошибочный титул потребуется исправлять в установленном оператором порядке.
Что делать, если у водителя кнопочный телефон
Кнопочный телефон не поддерживает приложения для работы с электронными перевозочными документами и мобильной электронной подписью. Подписать ЭТрН, ЭПЛ или другой ЭПД непосредственно с такого устройства не получится.
Чтобы водитель мог оформлять документы без задержек в рейсе, ему потребуется совместимый смартфон. Рабочее устройство может предоставить компания-перевозчик, предварительно установив приложения, настроив доступ и проверив сертификат электронной подписи.
При выдаче корпоративного смартфона также следует определить ответственных за обновление приложений, блокировку доступа при утрате устройства и своевременное продление сертификатов. Это поможет избежать остановки электронного документооборота во время перевозки.
Выпустить электронные подписи любого типа для подписания ЭПД можно в УЦ СКБ Контур.