Электронные перевозочные документы (ЭПД) можно корректировать, но в рамках определенных правил и ограничений. Допустимые способы зависят от типа документа и от того, подписан ли уже соответствующий титул. Ниже разобраны запреты на изменение отдельных разделов электронной транспортной накладной (ЭТрН), порядок работы с исправительным титулом, особенности исправления заказа-заявки (ЭЗЗ) и поручения экспедитору (ЭПЭ), а также вопрос об аннулировании и архивации ошибочных документов.
Что можно и что нельзя исправлять в ЭТрН
Общий принцип закреплен в п. 10 постановления Правительства от 21.05.2022 № 931. Исправления в электронных перевозочных документах допускаются по инициативе участника информационного взаимодействия, но для ЭТрН установлено четыре исключения. Они касаются сведений, которые фиксируют ключевые факты перевозки на каждом этапе: передачу груза перевозчику, оговорки перевозчика при приеме, прием груза получателем и оговорки перевозчика при выдаче. Состав этих сведений определен форматом ЭТрН, утвержденным ФНС.
Подразделы ЭТрН, которые нельзя менять после подписания титула
Закрытые для правки подразделы привязаны к конкретным титулам. Применительно к каждому из четырех титулов ограничения выглядят так.
|
Титул ЭТрН |
Подраздел, в котором нельзя менять данные |
Данные, которые запрещено исправлять |
|---|---|---|
|
Т1 – титул грузоотправителя |
Сведения грузоотправителя о передаче груза при приеме груза перевозчиком |
Заявленные дата и время подачи автомобиля под погрузку; фактические дата и время прибытия под погрузку и убытия; состояние тары, упаковки, кузова ТС при погрузке; масса брутто груза; метод определения массы груза; количество грузовых мест при погрузке; адрес места погрузки; сведения о лице, осуществляющем погрузку груза (ЛОП); сведения о владельце пункта погрузки; основание беспрепятственного доступа к объекту пункта погрузки (полный перечень определен форматом ФНС – приказ ФНС от 09.12.2021 № ЕД-7-26/1065). |
|
Т2 – титул перевозчика на погрузке |
Оговорки и замечания перевозчика при приеме груза |
Оговорки и замечания в отношении фактических даты и времени прибытия и убытия; фактических даты и времени постановки на погрузку; фактического состояния груза, крепления груза, тары, упаковки, маркировки и опломбирования; массы груза; количества грузовых мест; проведения погрузочных работ. |
|
Т3 – титул грузополучателя |
Сведения о приеме груза получателем от перевозчика |
Фактические дата и время прибытия транспортного средства под выгрузку и убытия; заявленные дата и время прибытия под выгрузку; метод определения массы груза; общее количество принятых грузовых мест; общие сведения о фактическом состоянии груза, тары, упаковки, маркировки и опломбирования; масса нетто и брутто принятого груза; объем грузовых мест; адрес места выгрузки; сведения о принятом грузе по отгрузочным наименованиям. |
|
Т4 – титул перевозчика на выгрузке |
Оговорки и замечания перевозчика при выдаче груза |
Оговорки и замечания в отношении фактических даты и времени прибытия и убытия; фактических даты и времени постановки под погрузку; фактического состояния и крепления груза, тары, упаковки, маркировки и опломбирования; массы груза и количества грузовых мест; проведения работ по выгрузке. |
Следствие из таблицы практическое: если нужно внести обновленные данные именно в эти подразделы, исправительным титулом это сделать не получится, придется создавать новую ЭТрН. Все остальные сведения накладной корректируются исправительным титулом.
Исправительный титул и парные титулы
Пока титул не подписан, менять можно любые данные в его полях. Это относится и к случаям, когда один участник перевозки готовит шаблон (черновик) накладной для другого: получатель шаблона вправе отредактировать нужные разделы. После подписания титула сертификатом КЭП или НЭП Госключа изменения вносятся только с помощью исправительного титула. По сути, это тот же титул отправителя, получателя или перевозчика, но с корректной информацией.
Дополнительная сложность связана с тем, что титулы 1 и 2, а также 3 и 4 парные. Если исправительным титулом меняют один из них, второй нужно подписать заново, причем это допустимо и после завершения документооборота, когда груз уже доставлен получателю. Действующие правила определяют парные файлы обмена как взаимосвязанные файлы, отсутствие одного из которых не позволяет использовать другой при оформлении электронного перевозочного документа. Приложение № 1 к правилам описывает и последовательность действий: сначала грузоотправитель формирует новый (исправленный) файл информации с указанием номера и даты исправления и ранее полученного уникального идентификатора документа, затем формируется новый парный файл перевозчика, содержащий идентификатор исправленного файла.
Пример! Отправитель груза после завершения документооборота хочет изменить данные в своем титуле 1. Он создает и подписывает новый титул 1 с корректной информацией. После этого перевозчику нужно заново заполнить и подписать титул 2, поскольку Т1 и Т2 – парные титулы (пп. «в» приложения № 1 к правилам, утвержденным постановлением Правительства от 21.05.2022 № 931).
Инструкции по оформлению исправительного титула доступны для двух сред работы: модуля Логистика.Про для 1С и веб-версии сервиса Логистика от Диадока.
Правовая основа и логика ограничений
Ограничения на правку ЭТрН и порядок исправления остальных документов опираются на единые правила обмена ЭПД между участниками и государственной информационной системой (ГИС ЭПД). Чтобы понять, почему одни изменения допустимы, а другие требуют нового документа, полезно посмотреть на механику подписания и проверки файлов обмена.
Подпись как подтверждение достоверности
Согласно п. 11 правил, достоверность информации, которая поступает в ГИС ЭПД, подтверждается лицами, подписавшими документы усиленной квалифицированной или усиленной неквалифицированной электронной подписью. Подписанный титул, таким образом, фиксирует сведения, за которые отвечает подписант, поэтому и изменение подписанных данных оформляется отдельным подписанным документом, а не правкой на месте. Для четырех перечисленных выше подразделов ЭТрН, где фиксируются фактические обстоятельства погрузки, приема, выдачи и оговорки перевозчика, правила вообще исключают исправление и требуют нового документа.
Круг лиц, которые могут подписать исправительный титул, правила не ограничивают. Подписать его может любое уполномоченное лицо с правом подписи ЭПД от имени организации: в постановлении Правительства от 21.05.2022 № 931 нет требования, чтобы это был тот же сотрудник, который подписывал титул первоначально.
Справка! Файл обмена – это XML-файл, входящий в состав электронного перевозочного документа и состоящий из отдельных сведений документа. Титул ЭТрН представляет собой именно такой файл, а «парными» называют взаимосвязанные файлы, которые не могут использоваться друг без друга.
Проверки на стороне оператора и ГИС ЭПД
ГИС ЭПД принимает документы, оформленные строго по форматам, утвержденным ФНС. Оператор информационной системы проверяет каждый полученный файл на соответствие формату, уникальность идентификатора и действительность подписи. Сервис Логистика от Контур.Диадока, в свою очередь, проверяет ЭПД на соответствие требованиям, иначе государственная система вернет документы обратно. При отрицательном результате проверки участнику направляется ответ об ошибке с кодом, после чего файл обмена должен быть сформирован заново (п. 8.1 правил). Именно поэтому часть «исправлений» на практике представляет собой не правку подписанного документа, а повторное формирование файла.
Исправление ЭЗЗ, ЭПЭ и вопрос об аннулировании
Для заказа-заявки и поручения экспедитору действуют более жесткие рамки, чем для ЭТрН: их можно править только до подписания, а после подписания остается путь через новый документ. Различаются и возможности отзыва.
Электронный заказ-заявка
Данные в ЭЗЗ можно скорректировать только до подписания. Если отправитель груза обнаружил ошибки в титуле 1, когда документ уже отправлен перевозчику, нужно создать новый заказ-заявку. Перевозчик до подписания своего титула вправе редактировать любые поля, кроме предзаполненных отправителем. Когда ошибки обнаружены в титуле 2, а документ уже согласован и направлен заказчику, перевозчику следует связаться с заказчиком и договориться о формировании нового ЭЗЗ.
Отзыв или аннулирование электронного заказа-заявки форматом документа не предусмотрены. Если в титуле 2 есть ошибка или перевозчик не готов оказывать услугу, ему необходимо отказаться от исполнения в порядке, установленном договором, а ЭЗЗ с подписями обеих сторон останется в ГИС ЭПД.
Электронное поручение экспедитору
ЭПЭ можно исправить только до подписания титулов (п. 12 правил, утвержденных постановлением Правительства от 27.04.2026 № 469). Если клиент отправил поручение с ошибкой в титуле 1, ему нужно связаться с экспедитором и предупредить, что будет выпущен новый документ. Если экспедитор обнаружил ошибку в своем титуле 2 уже после подписания, он сообщает об этом клиенту, а тот может отозвать поручение, оформив опциональный титул 3, и затем создать новое.
В сервисе Логистика титул отзыва поручения будет реализован в ноябре 2026 года. До этого заказчик может сделать отзыв любым способом в письменной форме, например по электронной почте или почтовым отправлением. Основание – п. 10 постановления Правительства от 08.09.2006 № 554.
Аннулирование и архив: что возможно на практике
На уровне ГИС ЭПД механизм аннулирования ошибочных документов и титулов не предусмотрен. Отзыв возможен только для электронного поручения экспедитору через опциональный титул 3, однако и после этого поручение остается в ГИС ЭПД, где видна история документооборота, включая отзыв. В сервисе Логистика ошибочные или «зависшие» ЭПД с незавершенным документооборотом можно отправить в архив на любом этапе. Это инструмент сервиса, а не способ удалить документ из государственной системы.
Различия подходов к трем типам документов удобно сопоставить в таблице.
|
Документ |
До подписания |
После подписания |
Отзыв и аннулирование |
|---|---|---|---|
|
ЭТрН |
Можно менять любые данные в полях титула |
Исправительный титул, кроме четырех закрытых подразделов; для них нужна новая ЭТрН; парный титул подписывается заново |
Механизм аннулирования в ГИС ЭПД не предусмотрен; в сервисе Логистика документ можно отправить в архив |
|
ЭЗЗ |
Отправитель правит свой титул; перевозчик правит любые поля, кроме предзаполненных отправителем |
Создание нового ЭЗЗ; при ошибке в Т2 нужна договоренность с заказчиком |
Не предусмотрены форматом; отказ от исполнения по договору, документ остается в ГИС ЭПД |
|
ЭПЭ |
Исправление возможно только до подписания титулов |
Выпуск нового документа; при ошибке в Т2 клиент может отозвать поручение титулом 3 |
Отзыв через опциональный титул 3; поручение остается в ГИС ЭПД вместе с историей отзыва |
Ошибки, выявляемые сервисом и оператором: сроки и порядок действий
Отдельный сценарий исправления связан с ошибками, которые обнаруживает не сам участник, а сервис или государственная система. Если сервис нашел ошибки в каких-либо полях, оповещение отображается в интерфейсе. Для разных типов документов подготовлены инструкции по вариантам оповещений и правильному заполнению полей, что помогает оформить ЭПД в соответствии с утвержденными форматами.
Если же документ не прошел проверку в ГИС ЭПД, оператор ИС ЭПД может инициировать его исправление. Согласно п. 9 правил, утвержденных постановлением Правительства от 21.05.2022 № 931, исправленные файлы обмена нужно сформировать не позднее пяти календарных дней со дня, когда участник перевозки узнал о необходимости корректировок.
Важно! Пятидневный срок отсчитывается с момента, когда участник получил информацию о необходимости исправлений, а не с даты создания документа. Поэтому оповещения оператора и сервиса стоит отслеживать регулярно: если срок пропущен, исправленные файлы будут направлены уже с нарушением установленного порядка.
Частые вопросы об исправлении ЭПД
Практические нюансы, которые чаще всего вызывают затруднения, связаны с распределением ролей при исправлении и с опциональными титулами ЭТрН.
Кто инициирует и подписывает исправительный титул
Если нужно скорректировать данные по погрузке, исправление инициирует отправитель: он создает исправительный титул 1, а перевозчик переподписывает парный титул 2. При изменении сведений по выгрузке исправительный титул 3 создает получатель, а перевозчик заново подписывает титул 4.
Можно ли исправлять опциональные титулы ЭТрН
Да, исправление опциональных титулов предусмотрено постановлением Правительства от 21.05.2022 № 931. Файлы обмена о переадресовке (Т7) и эстафете (Т8) подписывает только перевозчик, поэтому он же инициирует их исправление и подписывает. Титулы стоимости Т5 и Т6 парные: Т5 оформляет перевозчик, а Т6 – отправитель груза. Исправление инициирует перевозчик, и если данные в одном из этих титулов меняются, второй тоже нужно подписать заново (пп. «о» п. 5 приложения № 1 к правилам, утвержденным постановлением Правительства от 21.05.2022 № 931).
Таким образом, при корректировке ЭПД главный ориентир – тип документа и стадия подписания. До подписания можно править поля, после подписания ЭТрН действует исправительный титул с переподписанием парного, а для ЭЗЗ и ЭПЭ путь один: новый документ, а для поручения еще и отзыв титулом 3. Закрытые подразделы ЭТрН в любом случае потребуют создания новой накладной.
В сервисе Логистика от Контур.Диадок можно не только архивировать зависшие документы, но и вести полный документооборот ЭПД с автоматической проверкой форматов ФНС перед отправкой.