Оформление транспортных документов на бумажном носителе вместо ЭПД не препятствует учету затрат при расчете налога на прибыль и применению вычетов по налогу на добавленную стоимость. Соответствующую позицию выразила Федеральная налоговая служба в письме от 03.11.2026 № СД-36-3/9573@, согласовав ее с Министерством финансов Российской Федерации (письмо Минфина России от 28.10.2026 № 03-03-08/95209). Разъяснения ведомства защищают заказчиков транспортных услуг от налоговых доначислений при нарушении формата документооборота.
Перевозочные документы на бумаге: учет расходов и вычетов НДС
Переход на цифровой формат взаимодействия не отменяет базовые принципы налогового и бухгалтерского учета. Налоговые органы указали, что само по себе составление накладных и экспедиторских документов на бумаге вместо электронных реестров не служит законным основанием для отказа заказчику в уменьшении налогооблагаемой базы.
При оценке правомерности налогового учета инспекции руководствуются общими нормативными положениями:
- расходы признаются обоснованными и документально подтвержденными затратами, направленными на извлечение дохода, при этом закон допускает подтверждение косвенными документами (пункт 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ);
- вычет сумм налога на добавленную стоимость предоставляется при приобретении услуг для облагаемых операций после принятия их на учет, на основании счетов-фактур и первичных учетных документов (пункт 2 статьи 171, пункт 1 статьи 172 Налогового кодекса РФ);
- первичные учетные документы допускается оформлять на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, заверенного электронной подписью (пункт 5 статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).
Таким образом, если автоперевозка или транспортно-экспедиторские услуги действительно оказаны, операция не носит фиктивного характера, а первичные документы содержат все обязательные реквизиты, компания вправе списать затраты и заявить входящий налог к вычету.
Разграничение налоговых рисков и административной ответственности
С 1 сентября 2026 года вступает в силу пункт 4 статьи 5 Федерального закона от 07.06.2025 № 140-ФЗ, возлагающий на участников перевозочного процесса обязательство формировать документы в электронном формате. Налоговое ведомство подчеркнуло, что лояльность фискального контроля не означает отмену нормативных требований к цифровизации логистической отрасли.
Важно! Разъяснения ведомства исключают исключительно налоговые претензии при использовании бумаги. За нарушение порядка документооборота и требований статьи 6.1 Федерального закона от 30.06.2003 № 87-ФЗ «О транспортно-экспедиционной деятельности» клиенту и экспедитору грозит административное наказание по статье 11.14.3 КоАП РФ.
ФНС разделила зоны регулирования: бумажная накладная подтверждает реальность хозяйственной операции для налогообложения, но факт ее составления вне государственной информационной системы влечет риски административного производства со стороны контролирующих инстанций.
Вести учет расходов и подтверждать вычеты НДС без ошибок поможет система Контур.Экстерн. Она помогает корректно отражать операции в учете и минимизирует риски налоговых доначислений при проверках.