Как в ЭПД отражать товары, подлежащие учету в ГИС

ФНС России опубликовала рекомендации по заполнению сведений о товаре, перевозка которого подлежит учету в государственной информационной системе. Они касаются электронной транспортной накладной (ЭТрН) и электронного путевого листа (ЭПЛ). Главное требование – корректно указывать код государственной информационной системы и идентификационный номер учетной единицы. Разъяснения содержатся в письме ФНС России от 22.09.2026 № ЕА-36-26/8426@. Рекомендации согласованы с операторами соответствующих систем.

Где предусмотрена отметка о товаре, учитываемом в ГИС

Возможность отразить такие сведения заложена в форматах электронных перевозочных документов. Там есть элемент «Отметка о перевозке в составе груза товара, перевозка которого подлежит учету в государственной информационной системе» (УчГосСист). Он предусмотрен в следующих документах:

• приказ ФНС России от 09.12.2021 № ЕД-7-26/1065@ об утверждении форматов электронной транспортной накладной, электронной сопроводительной ведомости и электронного заказ-наряда;
• приказ ФНС России от 27.04.2026 № ЕД-1-26/276@ об утверждении формата электронной грузовой накладной;
• приказ ФНС России от 28.04.2026 № ЕД-1-26/277@ об утверждении форматов электронных экспедиторских документов;
• приказ ФНС России от 07.05.2026 № КЧ-1-26/297@ об утверждении формата электронной транспортной железнодорожной накладной.

Основание для такого подхода – пункт 4 статьи 8 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта». Грузоотправитель может не прикладывать к транспортной накладной документы, предусмотренные санитарными, таможенными, карантинными и иными правилами, а указать в ней их регистрационные номера, если сведения о документах есть в государственных информационных системах.

Классификатор кодов государственных информационных систем

Чтобы идентифицировать систему, в которой учитывается товар, используется единый классификатор. Он включает ЕГАИС, ГИС МТ, ФГИС «ВетИС», ФГИС лесного комплекса, ФГИС «Зерно» и ФГИС «Северный завоз». Каждой системе присвоен свой код.

Как заполнять электронную транспортную накладную

Если груз подлежит учету сразу в нескольких государственных системах, сведения вносят в таблицу 5.10 «Дополнительные сведения о товаре, перевозка которого подлежит учету в государственной информационной системе» (СвГосСист). В элементе «Наименование государственной системы» (НаимГосСист) указывают коды по классификатору. Их перечисляют через запятую, без пробелов и переносов строк до и после разделителя.

Пример! Если товар учитывается и в ЕГАИС, и в ГИС МТ, в элементе «Наименование государственной системы» указывается значение «01,02».

Идентификаторы учетных единиц тоже нужно передавать с учетом нескольких значений. Для этого используют множественность элемента «Идентификационный номер учетной единицы в государственной системе»: каждый идентификатор указывается отдельным элементом.

Важно! Если нужную систему в классификаторе не найти, ее название вписывают текстом. Для ЭТрН это делается в элементе «Наименование государственной системы», для ЭПЛ – в элементе «Идентификатор». Подставлять в такой ситуации коды других систем нельзя.

Как отразить сведения в электронном путевом листе

Для ЭПЛ действует формат, утвержденный приказом ФНС России от 17.02.2023 № ЕД-7-26/116@. Пока в него не внесены изменения, налоговая служба рекомендует использовать поля таблицы 5.25 «Информационное поле» (ИнфПолТип) и таблицы 5.26 «Текстовая информация» (ТекстИнф).

Если в составе груза есть товар, подлежащий учету в государственной системе, в элементе «Идентификатор файла информационного поля» (ИдФайлИнфПол) указывают значение ed000000-0000-0000-0000-000000000000. Оно служит обязательной отметкой о таком товаре. Затем заполняют элемент «Текстовая информация» (ТекстИнф):

1. В элементе «Идентификатор» (Идентиф) указывают код информационной системы по классификатору.
2. В элементе «Значение» (Значение) вносят идентификационный номер учетной единицы в государственной системе согласно приложению к письму.
3. Если груз учитывается в нескольких системах или нужно указать несколько идентификаторов, элемент «Текстовая информация» повторяют столько раз, сколько требуется.

Обязательны ли рекомендации

Новой обязанности письмо не вводит. Возможность указывать такие сведения уже предусмотрена нормативными актами в сфере грузовых перевозок, а рекомендации лишь поясняют, как заполнять информацию в утвержденных форматах. Их применение должно обеспечить согласованные доработки на стороне государственных информационных систем, участников перевозок и операторов систем электронных перевозочных документов.

Для оформления электронных транспортных накладных и путевых листов бизнес использует Логистику от Контур.Диадок. Сервис поддерживает актуальные форматы ФНС и помогает корректно заполнять сведения о товарах, подлежащих учету в государственных информационных системах.