Использовать сертификат КЭП руководителя для подписания документов сотрудником рискованно: закон исходит из того, что подпись однозначно определяет подписанта, а ответственность за все подписанные документы несет владелец сертификата, а не тот, кто фактически поставил подпись. Прямого запрета передавать ключи в 63-ФЗ «Об электронной подписи» нет, но такая практика может привести к доначислениям, судебным спорам и мошенничеству. Безопасное решение – собственный сертификат КЭП сотрудника и машиночитаемая доверенность (МЧД).
Почему нельзя передавать сертификат КЭП руководителя
Смысл электронной подписи в том, чтобы точно установить, кто подписал документ. Когда сотрудник работает с чужим сертификатом, система этого не различает, и все риски ложатся на руководителя.
Согласно пп. 1 п. 1 ст. 10 63-ФЗ, прямого запрета на передачу ключей другому человеку нет. Однако если документ подписан КЭП директора, любой сервис ЭДО, отчетности или госпортал считает, что его подписал сам директор. Система не распознает, что за компьютером был сотрудник, у которого могло не быть права подписывать документ от имени компании.
Из-за этого в спорных ситуациях руководителю будет сложно доказать, что документ подписывал не он.
Важно! Штрафов именно за передачу подписи не предусмотрено – такое действие не является наказуемым. Но при подозрении на компрометацию ключа владелец обязан незамедлительно обратиться в удостоверяющий центр для прекращения действия КЭП. Если суд установит факт компрометации, подписанные такой подписью документы могут признать недействительными (пп. 1 п. 6.1 ст. 14 63-ФЗ).
Что будет, если сотрудник подпишет документы КЭП руководителя
Если владелец сертификата КЭП не обеспечил конфиденциальность ключа, он отвечает за последствия его использования другим человеком. Ключевые риски:
- ответственность за ошибки в документах и отчетности несет владелец сертификата, а не подписант;
- некорректная отчетность, подписанная КЭП руководителя, может привести к недоимке, штрафам и судебным разбирательствам;
- недобросовестный сотрудник, имея доступ к ключу, может совершить мошеннические действия с деньгами компании;
- документы, подписанные скомпрометированной подписью, рискуют быть признанными недействительными.
Как сотруднику подписывать документы от имени компании
Чтобы снизить риски, не передавайте сотруднику токен с сертификатом КЭП руководителя. Безопаснее организовать работу так, чтобы каждый подписант действовал под своим именем и в рамках своих полномочий.
Для этого сотруднику нужны два инструмента:
- собственный сертификат КЭП физического лица;
- машиночитаемая доверенность (МЧД), подтверждающая право действовать от имени организации – сдавать отчетность, подписывать договоры, отправлять документы контрагентам.
Так руководитель сохранит возможность подписания своей КЭП за собой, а компания сможет контролировать, кому и какие полномочия выданы. Если сотрудник сменит должность, перестанет работать с документами или уволится, доверенность можно отозвать.
Справка. МЧД – это электронный документ, подтверждающий полномочия сотрудника действовать от имени организации. Она обязательно подписывается КЭП руководителя компании. Такой формат работы с подписью сотрудника стал обязательным после завершения переходного периода: с 1 января 2022 года руководители, ИП и нотариусы получают КЭП только в ФНС и у ее доверенных лиц.
Что оформить, чтобы передать право подписи
Таким образом, у сотрудника должна быть своя КЭП физлица. Чтобы передать сотруднику право подписывать документы от имени компании, руководителю нужно подписать МЧД на него. Для этого ему понадобится сертификат КЭП руководителя. Важно, чтобы у электронных подписей не истекал срок действия, иначе МЧД тоже станет недействительной.
Выпустить квалифицированную электронную подпись для сотрудников можно в УЦ СКБ Контур.