С 1 сентября 2026 года ряд перевозочных документов в России необходимо оформлять только в электронном виде. Однако электронный путевой лист не включен в общий обязательный перечень: для большинства юридических лиц и ИП переход на электронный формат остается добровольным. Исключение предусмотрено для перевозчиков алкогольной и спиртосодержащей продукции (в том числе, если они перевозят и обычную продукцию тоже), которым с указанной даты потребуется применять только электронные путевые листы.
Подписание электронного путевого листа требует не только подключения к информационной системе электронных перевозочных документов (ИС ЭПД), но и четкого распределения полномочий между владельцем транспортного средства, медицинским работником и механиком. Для каждого титула ЭПЛ предусмотрены свой состав сведений и допустимый вид электронной подписи.
Что представляет собой электронный путевой лист
Электронный путевой лист оформляется в информационной системе электронных перевозочных документов и передается в ГИС ЭПД через аккредитованного оператора ИС ЭПД. По юридическому значению он соответствует бумажному путевому листу и подтверждает выпуск конкретного водителя и транспортного средства на линию.
ЭПЛ представляет собой не один файл, а совокупность связанных XML-титулов. Формат содержит шесть титулов, из которых пять входят в основной состав документа, а шестой оформляется при необходимости проведения послерейсового или послесменного медицинского осмотра. Каждый титул подписывает определенное ответственное лицо.
Справка. Титулы электронного путевого листа связываются общим UUID – уникальным идентификатором рейса. Благодаря ему ГИС ЭПД воспринимает отдельные XML-файлы как части одного документа.
Кто и какие титулы ЭПЛ подписывает
Распределение титулов и вид подписи (КЭП или НЭП) зависит от функций участников оформления путевого листа. Владелец транспортного средства создает документ, медицинский работник фиксирует результаты осмотров, а механик или другой уполномоченный специалист отражает результаты технического контроля и показания одометра.
|
Подписант |
Титул ЭПЛ |
Электронная подпись |
Вносимые сведения |
|---|---|---|---|
|
Владелец транспортного средства или его представитель |
Титул 1 |
КЭП либо НЭП из приложения «Госключ» |
Данные о транспортном средстве, водителе, оформителе путевого листа, сроке действия документа, виде перевозки и лице, ответственном за выпуск транспорта |
|
Медицинский работник |
Титул 2 до рейса, титул 6 после рейса при необходимости |
Собственная КЭП медицинского работника |
Дата, время и результат медицинского осмотра, сведения о медработнике и лицензии на проведение медицинских осмотров |
|
Механик или другой ответственный за выпуск транспортного средства |
Титул 3 |
КЭП либо НЭП из приложения «Госключ» |
Дата, время и результаты технического контроля, сведения о должностном лице, ответственном за выпуск транспортного средства |
|
Механик или другое уполномоченное лицо |
Титулы 4 и 5 |
КЭП либо НЭП из приложения «Госключ» |
Показания одометра и сведения о пробеге в начале и конце поездки |
Для медицинского работника установлен отдельный порядок: сведения о медосмотре он заверяет собственной квалифицированной электронной подписью. Подписывать медицинский титул от имени медицинской организации и прикладывать к нему МЧД не требуется. Такой порядок предусмотрен постановлением Правительства РФ от 21.05.2022 № 931.
Что подготовить для подписания ЭПЛ
До начала работы компании необходимо определить всех участников процесса, выпустить для них электронной подписи нужных видов и оформить машиночитаемые доверенности тем сотрудникам, которые будут действовать от имени организации.
Квалифицированная электронная подпись
Основным инструментом подписания ЭПЛ является сертификат квалифицированной электронной подписи. Руководителю организации потребуется сертификат ФНС с реквизитами юридического лица. Сотрудникам, которым переданы полномочия по подписанию, а также механику и медицинскому работнику нужен сертификат физического лица.
Получить сертификат КЭП можно в аккредитованном удостоверяющем центре. Процедура оформления включает следующие действия:
- Определите сотрудников, которые будут подписывать каждый титул электронного путевого листа.
- Оформите заявку на выпуск сертификата в выбранном удостоверяющем центре.
- Оплатите счет.
- Загрузите в личном кабинете скан паспорта и укажите СНИЛС и ИНН, а при получении сертификата руководителя дополнительно внесите ИНН и ОГРН компании.
- Подтвердите личность в офисе удостоверяющего центра с оригиналами документов, а для получения КЭП руководителя выберите офис, где работает филиал доверенного лица ФНС.
- Получите выпущенный сертификат и выполните инструкции по его установке и использованию.
Владелец транспортного средства, механик и иные уполномоченные специалисты в предусмотренных случаях могут использовать неквалифицированную электронную подпись из приложения «Госключ». Получать ее в удостоверяющем центре не нужно, она оформляется полностью онлайн.
Важно! НЭП из приложения «Госключ» работает только в информационных системах, интегрированных с приложением. Перед выбором этого варианта необходимо проверить совместимость системы собственника транспорта или оператора ИС ЭПД с «Госключом».
Машиночитаемая доверенность
Машиночитаемая доверенность представляет собой электронный аналог бумажной доверенности. Она подтверждает право сотрудника подписывать документы от имени юридического лица или ИП. Необходимость подтверждать полномочия представителя установлена, в частности, Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ, постановлением Правительства РФ от 27.04.2026 № 469 и постановлением Правительства РФ от 21.05.2022 № 931.
Для электронного путевого листа используется единый формат МЧД 003. Оформить доверенность можно в специализированном сервисе, например в Контур.Доверенности. Последовательность действий выглядит так:
- Войдите в сервис оформления МЧД, например, Контур.Доверенность, и выберите создание новой доверенности.
- Укажите единый формат доверенности 003.
- Заполните срок действия, возможность передоверия и сведения о доверителе и уполномоченном лице.
- Выберите полномочия, необходимые сотруднику для подписания ЭПЛ.
- Подпишите доверенность сертификатом КЭП руководителя.
Для работы с ЭПЛ целесообразно указывать полномочия с ограничениями, соответствующими реальным функциям сотрудника. Например, полномочия механика могут быть связаны только с техническим контролем и фиксацией показаний одометра.
Важно! ГИС ЭПД не обязана проверять содержание и объем полномочий представителя по МЧД. Поэтому ответственность за корректное распределение прав остается на организации, а за достоверность сведений в конкретном файле обмена отвечает подписавшее его лицо.
Где подписывать электронные путевые листы
Место подписания зависит от роли специалиста. Медицинские работники используют программу для проведения и учета осмотров. Владелец транспортного средства и механик могут работать в собственной информационной системе компании либо непосредственно в системе аккредитованного оператора ИС ЭПД.
Порядок работы медицинского специалиста
На усмотрение работодателя или перевозчика медицинский работник может использовать модуль внутри учетной системы перевозчика либо специализированное медицинское программное обеспечение для очных и дистанционных осмотров.
Для подписания медицинских титулов необходимо выполнить следующие действия:
- Авторизуйтесь в медицинской информационной системе с помощью КЭП.
- После очного или дистанционного осмотра внесите сведения о водителе и полученные результаты.
- Проверьте автоматически сформированные титулы 2 и 6, включая результаты предрейсового, предсменного и при необходимости послерейсового осмотра.
- Подпишите соответствующий титул собственной КЭП, после чего сведения станут частью общего ЭПЛ.
Титул 2 содержит результаты предрейсового медицинского осмотра. Титул 6 оформляется после рейса, если послерейсовый осмотр обязателен для конкретного вида перевозки. В частности, он применяется при пассажирских перевозках и перевозках опасных грузов.
Порядок работы владельца транспорта и механика
Владелец транспортного средства и механик могут подписывать электронный путевой лист в информационной системе собственника транспорта или в ИС ЭПД. Передача данных в ГИС ЭПД выполняется не напрямую, а через оператора, включенного в реестр Минтранса.
Полный цикл оформления и подписания ЭПЛ включает следующие этапы:
- Подключитесь к аккредитованному оператору ИС ЭПД, например к сервису для транспортного электронного документооборота, и выпустите электронные подписи для ответственных сотрудников.
- Сформируйте ЭПЛ, внесите сведения о рейсе и подпишите титул 1 электронной подписью владельца транспортного средства или его представителя.
- Внесите результаты предрейсового медицинского осмотра и подпишите титул 2 собственной КЭП медицинского работника.
- Заполните сведения о техническом контроле и начальных показаниях одометра, после чего подпишите титулы 3 и 4 электронной подписью механика или другого уполномоченного лица.
- После возвращения транспорта зафиксируйте конечные показания одометра в титуле 5, а при необходимости проведите послерейсовый медосмотр и подпишите титул 6.
- Проконтролируйте отправку титулов оператором в ГИС ЭПД и получение QR-кода для предъявления при дорожной проверке.
После регистрации первых четырех титулов ГИС ЭПД формирует QR-код, который водитель предъявляет сотрудникам ГИБДД и других уполномоченных органов. Инспектор может проверить регистрацию документа, сведения о водителе, транспортном средстве и сроке действия путевого листа.
Пример. До выезда владелец транспорта подписывает титул 1, медицинский работник – титул 2, механик – титулы 3 и 4. После регистрации этих частей документа водитель получает QR-код. По завершении рейса ответственное лицо подписывает титул 5, а медицинский работник при наличии соответствующего требования – титул 6.
Как организовать подписание ЭПЛ в компании
Техническое подключение к оператору не заменяет внутреннего регламента. Организации необходимо заранее определить, кто формирует каждый титул, какими подписями пользуются специалисты и в какой последовательности данные передаются в ГИС ЭПД.
Практическая подготовка к работе с электронными путевыми листами должна охватывать следующие вопросы:
- назначение ответственных за формирование, проверку и подписание каждого титула;
- выпуск КЭП и при необходимости НЭП через приложение «Госключ»;
- оформление МЧД формата 003 для представителей организации;
- закрепление порядка подписания титулов внутренним документом;
- проверку интеграции медицинской системы, учетной программы и сервиса оператора;
- тестирование передачи данных в ГИС ЭПД до начала регулярного применения.
ЭПЛ и связанные с ним подписи должны храниться не менее пяти лет. Регистрация документа в ГИС ЭПД не освобождает перевозчика от обязанности обеспечить его хранение. На практике доступ к архиву подписанных электронных путевых листов обычно предоставляет оператор транспортного электронного документооборота.
Подытоживая, корректное подписание электронного путевого листа требует: наличия подходящего вида электронной подписи у подписывающего, подтвержденных в МЧД полномочиях представителя, соблюдения очередности формирования и подписи титулов. В ином случае компания не сможет полноценно зарегистрировать ЭПЛ и использовать его при выпуске транспортного средства на линию.
Для обмена электронными перевозочными документами компании используют систему Логистика от Контур.Диадока.