Цифровизация транспортной отрасли в России выходит на новый этап. С 1 сентября 2026 года использование электронных экспедиторских документов станет обязательным в сценариях перевозок с привлечением экспедитора. Бизнесу необходимо заранее подготовить информационные системы. Одновременно потребуется перестроить процессы взаимодействия с партнерами в соответствии с новыми требованиями.
Законодательная база и новые форматы документов
ФНС России утвердила официальные форматы поручения экспедитору, экспедиторской и складской расписок. Они закреплены приказом ФНС от 28.04.2026 № ЕД-1-26/277@.
С 1 сентября 2026 года транспортные накладные, заказы-заявки и экспедиторские документы должны оформляться в электронном формате. Уже сейчас компании «Росма» и «Деловые линии» успешно протестировали обмен электронными документами по утвержденным форматам при транспортировке комплектующих изделий из Санкт-Петербурга в Татарстан.
Важно! До 1 сентября 2026 года заказчику и исполнителю необходимо зафиксировать новый способ документооборота. Для этого требуется составить и подписать дополнительное соглашение к действующему договору транспортной экспедиции.
Схема обмена электронными экспедиторскими документами
Обмен электронными документами между клиентом и экспедитором происходит по следующей схеме:
Электронное поручение экспедитору (ЭПЭ)
Этот документ является первым при взаимодействии сторон и состоит из двух обязательных элементов:
- первый титул заполняет и заверяет своей электронной подписью заказчик перевозки;
- второй титул формирует и подписывает экспедитор.
Электронная экспедиторская расписка (ЭЭР)
Если экспедитор принимает груз во временное владение, он обязан подтвердить этот факт перед клиентом. Для этого оформляется электронная экспедиторская расписка, которая состоит из одного титула. Этот файл заполняет и подписывает только экспедитор.
Справка! Электронная складская расписка (ЭСР) — один из электронных экспедиторских документов, формат которого уже утвержден ФНС. Его поддержка в сервисе появится в третьем квартале.
Технические решения для интеграции и автоматизации
Электронные экспедиторские документы уже поддерживаются в интеграционных решениях для учетных систем, что позволяет автоматизировать их подготовку и обмен.
Возможности интеграции с учетной системой
Электронные экспедиторские документы уже реализованы в специальном интеграционном модуле для 1С. Для начала работы достаточно обновить систему до версии не ниже 1.19.0. Полная поддержка утвержденных ФНС форматов появится в версии 1.19.2.
После обновления пользователям становятся доступны следующие возможности:
- Автоматическое заполнение реквизитов перевозочных документов на основе данных из справочников 1С.
- Использование роботов для автоматической подготовки и отправки файлов контрагентам.
- Возможность быстро формировать сопутствующие документы – на основе поручения можно мгновенно создать расписку или заказ-заявку.
- Групповая обработка и подписание пакета документов в один клик.
- Мгновенная отправка системных уведомлений об ошибках или комментариях партнеров на электронную почту либо в мессенджер Telegram.
Помимо модулей для учетных систем поддержка новых форматов реализуется и в веб-версиях сервисов электронного документооборота. Также она будет доступна через API и специальные коннекторы. Это позволит грузоотправителям и перевозчикам гибко настраивать совместную работу вне зависимости от используемого ими программного обеспечения.