С 1 сентября 2026 года логистическую отрасль ждут масштабные изменения: перевозочные и экспедиторские документы должны оформляться строго в электронном виде. Это нововведение затронет всех участников цепочки поставок, задействованных в перевозке грузов наемным транспортом, включая отправителей, получателей, перевозчиков и экспедиторов.
Важно! Переход на обязательный транспортный электронный документооборот (ЭДО) закреплен Федеральным законом от 07.06.2025 № 140-ФЗ, который внес поправки в Федеральный закон от 30.06.2003 № 87-ФЗ «О транспортно-экспедиционной деятельности».
Законодательная база и сроки внедрения
ФНС России официально утвердила форматы электронных экспедиторских документов (ЭЭД). Согласно Приказу ФНС от 28.04.2026 № ЕД-1-26/277@, они вступают в силу с 1 сентября 2026 года. Также ведомством утверждены форматы электронной грузовой накладной и электронной транспортной железнодорожной накладной.
Правила обмена электронными документами, содержащимися в них сведениями, а также порядок их направления в государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД) регламентированы Постановлением Правительства РФ от 27.04.2026 № 469.
В некоторых случаях будет допускаться оформление документов на бумажном носителе. Перечень таких исключений утвержден Приказом Минтранса от 03.04.2026 № 115.
Виды обязательных электронных документов
С осени 2026 года в цифровой формат необходимо перевести следующую документацию:
- транспортные накладные;
- заказы и заявки;
- поручение экспедитору;
- экспедиторские и складские расписки;
- транспортные железнодорожные накладные;
- авиационные грузовые накладные.
Особое внимание в новых правилах уделяется трем форматам экспедиторских документов, которые станут частью общего электронного документооборота.
Справка! Электронное поручение экспедитору (ЭПЭ) – это документ, в котором клиент (заказчик услуг) дает экспедитору задание организовать перевозку груза и оказать транспортно-экспедиционные услуги. Он является неотъемлемой частью договора.
ЭПЭ подписывают при любом сценарии с привлечением экспедитора, даже если он не принимает груз во владение, а лишь организует логистику. Согласно проекту формата, документ включает три титула (раздела):
- Обязательный титул Т1, который создает заказчик транспортно-экспедиционных услуг.
- Обязательный титул Т2, который формирует экспедитор для согласования поручения.
- Опциональный титул Т3, который создает клиент в случае отзыва поручения.
Помимо поручения, утверждены форматы электронных расписок:
- электронная экспедиторская расписка (ЭЭР) – оформляется экспедитором при принятии груза во владение, подтверждая его ответственность за сохранность до момента доставки получателю;
- электронная складская расписка (ЭСР) – подписывается экспедитором при приеме груза на складское хранение, фиксируя ответственность на протяжении всего срока хранения.
Содержание экспедиторских документов
Каждый из документов содержит специфический набор данных, необходимых для организации перевозки.
| Документ | Кто подписывает | Содержание документа |
|---|---|---|
| ЭПЭ | Клиент и экспедитор | Сведения о сторонах договора, отправителе и получателе; информация о грузе (вес, объем, маркировка, упаковка), дате готовности к отгрузке, виде транспорта и пункте назначения; отметка о согласовании экспедитором. |
| ЭЭР | Экспедитор | Информация о грузе, условиях его принятия во владение, данные о клиенте, экспедиторе и его обязательствах. |
| ЭСР | Экспедитор | Сведения о складе, грузе, условиях приема на хранение, а также реквизиты клиента и экспедитора. |
Отличия поручения экспедитору от транспортной накладной
Несмотря на то, что оба документа участвуют в логистическом процессе, они выполняют принципиально разные функции.
| Поручение экспедитору | Транспортная накладная |
|---|---|
| Фиксирует задание экспедитору на организацию логистики. | Подтверждает факт заключения договора перевозки и сопровождает груз. |
| Оформляется и согласовывается до начала перевозки. | Первый титул создается непосредственно до передачи груза перевозчику. |
| Содержит условия оказания транспортно-экспедиционных услуг. | Содержит фактические сведения о процессе перевозки. |
Особенности оформления в нестандартных ситуациях
Если экспедитор только организует процесс и не принимает груз во владение, ЭПЭ остается основным документом, фиксирующим перечень услуг. В таком сценарии экспедиторская расписка не составляется. Для осуществления доставки формируются электронный заказ-заявка (ЭЗЗ) и электронная транспортная накладная (ЭТрН), которую подписывают заказчик, фактический нанятый перевозчик и получатель груза.
Пример! При субэкспедировании, когда основной экспедитор привлекает к оказанию услуг соэкспедитора, для каждой цепочки участников формируется свой пакет документов. В новом поручении роль клиента выполняет первый экспедитор, а роль исполнителя – привлеченный субэкспедитор.
Порядок подписания электронных документов
Для придания документам юридической силы каждый титул должен быть подписан соответствующим образом. Участники информационного взаимодействия могут использовать:
- усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП) руководителя юридического лица или индивидуального предпринимателя;
- УКЭП физического лица в сочетании с машиночитаемой доверенностью (МЧД), которая подтверждает полномочия сотрудника;
- усиленную неквалифицированную электронную подпись (УНЭП) физического лица, выпущенную в приложении «Госключ» (применяется представителями по доверенности).
Преимущества перехода на транспортный ЭДО
ФНС России рекомендует бизнесу протестировать технологию заранее, не дожидаясь наступления 1 сентября 2026 года. Использование электронных перевозочных документов предоставляет компаниям множество преимуществ:
- внедрение единых стандартизированных форматов документов со всеми контрагентами;
- сокращение расходов на покупку бумаги, обслуживание оргтехники и оплату услуг курьеров;
- ускорение взаиморасчетов – оплата за оказанные услуги поступает в среднем на 20 дней быстрее благодаря моментальной доставке документов;
- прозрачность логистики – изменения отображаются у всех участников одновременно, обеспечивая контроль на каждом этапе;
- надежное хранение в электронных архивах операторов ИС ЭПД и государственной системе (исключается риск утери);
- упрощение взаимодействия с контрольно-надзорными органами и снижение количества запросов к бизнесу.
Пошаговый алгоритм перехода на ЭПД
Практика показывает, что полноценный переход на транспортный ЭДО, включая настройку систем и подключение партнеров, занимает от двух до шести месяцев. Чтобы процесс прошел комфортно, следует придерживаться проверенного алгоритма.
- Проанализируйте внутренние процессы. Определите пул используемых документов, составьте список контрагентов и назначьте сотрудников, ответственных за документооборот (логисты, бухгалтеры, кладовщики).
- Выберите сервис для обмена ЭПД. Услуги предоставляются операторами ИС ЭПД, аккредитованными Минтрансом России. Они обеспечивают автоматическую передачу данных в ГИС ЭПД.
- Проверьте наличие электронных подписей. Обеспечьте ответственных сотрудников сертификатами КЭП и оформите на них машиночитаемые доверенности (МЧД).
- Выберите техническое решение. Операторы предлагают различные варианты: веб-версии, модули для учетных систем (например, 1С), API-интеграции и мобильные приложения для водителей.
- Пригласите контрагентов. Транспортный ЭДО работает только при участии всех сторон логистической цепочки. Большинство операторов поддерживают роуминг, что позволяет обмениваться файлами между разными системами.
- Обучите персонал. Проведите инструктажи, используя базы знаний, инструкции и вебинары от вашего оператора ИС ЭПД.
- Протестируйте обмен документами. Запустите пилотный проект на одном маршруте или с одним ключевым грузоотправителем, чтобы выявить и устранить возможные ошибки в процессах.
- Масштабируйте внедрение. После успешного тестирования постепенно переводите на цифровой формат остальных партнеров и полный объем перевозок.